دفاتر اسناد رسمی در ایران

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو
لوگوی کاتب بالعدل اثر داوود فرشباف رواسانی استاد و مدرس انجمن خوشنویسان تهران

دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) نهاد مدنی[۱] وابسته به قوه قضائیه ایران برای تنظیم و ثبت رسمی اسناد است که بصورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی بعنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم ترین کار این نهاد تامین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌است. سردفتر در راس این نهاد شخصاً دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد نقش حساسی در جلوگیری از وقوع نزاعهای بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد. کمک به تامین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائیهای خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر کارهای این نهاد است.[۲]
از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن که در عین حال در نوع خود مترقی بوده، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند،[۳] واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌است. روز ۶ دی، از سوی فعالان این حوزه به نام روز دفاتر اسناد رسمی نامگذاری شده است.

تشکیلات[ویرایش]

اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود. هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و دفتریار آن نامیده می‌شود می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و بموجب ابلاغ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک ایران وبا اختیارات تفویض شده از طرف رئیس قوه قضائیه ایران و برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی منصوب می‌شود.[۴]

انواع مسئولیتها در دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازاتهای انتظامی را بر می‌شمرد که ۵ درجه شامل ۱-توبیخ با درج در پرونده، ۲- جریمه‌های نقدی، ۳و۴- انواع انفصال موقت و ۵- انفصال دائم می‌باشد و طبق ماده ۲۹ آئین نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده‌است.
۲-مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش بینی گردیده‌است. و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و بمجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید. قانون مجازات اسلامی در مواد ۵۲۳ الی ۵۴۲ به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
۳-مسئولیت مدنی: هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.[۵] سردفتران ودفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.[۶]

نظارت بر دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان‌ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران به طور مرتب بازرسی می‌شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت‌ها در بین تمامی دستگاه‌ها بر این صنف اعمال می‌شود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می‌توانند انجام قانونی امور و رسید هزینه‌های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند.[۷]

دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم[ویرایش]

می‌توان گفت دفاتر اسناد رسمی علی‌رغم رقابت صنفی شدیدی که بایکدیگر دارند، در جلب اعتماد مردم تا حدودی موفق بوده‌اند. چون اتنصاب و صدور پروانه سردفتری یا دفتریاری از طرف رئیس قوه قضاییه ایران صورت می‌گیرد در نتیجه این گونه برداشت می‌شود که این افراد مورد تایید عالی ترین مقام قضایی کشور ایران قرار گرفته‌اند و با توجه به نظارتهای شدید توسط قوه قضاییه و ۳ نوع مسئولیت مختلف که در قوانین بعهده آنها محول شده‌است لذا یک اعتماد نسبی را به دفاتر اسناد رسمی در بین عموم حاکم شده و گاهی مشاهده می‌شود که مردم در دفتر اسناد رسمی و با در خواست خودشان و با خیال آسوده اسناد را نخوانده و حتی سفید و ننوشته، امضا می‌نمایند.

گزینش سردفتران[ویرایش]

نوشتار اصلی: سردفتر

شرایط و نحوه گزینش سردفتران اسناد رسمی در قوانین حاکم در زمان حکومت دودمان پهلوی بگونه‌ای بود که برای تحصیلات دانشگاهی، تجربه کاری و خصوصاً برای تحصیلات حوزوی اعتبار قائل شده بودند. افرادی که می‌خواستند خود را کاندیدای شغل سردفتری نمایند باید دارای گواهی اجتهاد و یا حداقل تحصیلات دانشگاهی یعنی مدرک لیسانس آن زمان در رشته حقوق قضایی را دارا باشند و در صورت دارا نبودن شرایط فوق باید سابقه سالها معاونت در دفاتر اسناد رسمی را داشته باشند که این قوانین هنوز هم در حکومت فعلی ایران در حال اجرا می‌باشد. در شرایطی که در اثر بازنشستگی یک سردفتر جانشین سردفتر دیگری می‌شود معمولاً سردفتر جایگزین با مشاوره و پیشنهاد سردفتر قدیمی که در شرف بازنشستگی است یا با پیشنهاد ورثه سردفتر متوفی نصب می‌شود.

وجوهی که در دفاتر اسناد رسمی وصول می‌شود[ویرایش]

۱-حق‌التحریر طبق تعرفه مقرر وزارت دادگستری.
۲-حق‌الثبت به ماخذ ماده ۱۲۳ قانون اصلاحی قانون ثبت.
۳-مالیات و حق تمبر برابر مقررات مالیاتی.
۴-سایر وجوهی که طبق قوانین وصول آن به عهده دفترخانه محول است.[۸]
۵- هزینه صدور سند الکترونیکی و مالیات بر ارزش افزوده[نیازمند منبع]

مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

۱- احراز هویت.
۲- احراز اهلیت.
۳- احراز اصالت و اعتبار مستندات سند.
۴- احراز انجام مقررات قانونی و انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی تنظیم سند.
۵- وصول حق‌التحریر، حق‌الثبت و سایر حقوق دولتی.
۶- تنظیم اوراق سند و تایید آن توسط متعاملین.
۷- ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط متعاملین.
۸- تایید صحت ثبت و هویت متعاملین با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند.
۹-امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند.

تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

بگفته مهدی انجم شعاع معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در مورخ ۲۳/۱۱/۹۱ در گفتگو با ایرنا مطرح شد، آماری از حیث فراوانی تخلفات دفاتر در اختیار سازمان ثبت نمی‌باشد.[۹]

۱- تخلفات به ضرر مراجعین: شایع ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی اخذ حق‌التحریر اضافی از مشتریان می‌باشد.[۹]

۲- تخلفات به ضرر دولت: در حین تنظیم سند رسمی، سردفتر باید مدارکی را برای جلب موافقت از ادارات ذی‌ربط استعلام و از طرفین دریافت کند اگر این کار انجام نشود، تخلف رخ داده است. کوتاهی در وصول حقوق دولتی نظیر مالیات نقل و انتقال خودرو و حق‌الثبت نیز می‌تواند یکی از تخلفات احتمالی در دفاتر اسناد رسمی باشد.[۹]

۳- مفاسد مخل نظم معاملات: این گونه تخلفات علاوه بر اینکه ممکن است باعث ورود خسارت به طرفین معامله شود می‌تواند بهداشت حقوقی جامعه را نیز تهدید نماید.
تخلفاتی مانند تنظیم سند بدون حضور اشخاصی که قانوناً باید هنگام تنظیم سند حضور داشته باشند، طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته می‌شود که معمولاً برای آنها مجازات کیفری نیز در نظر گرفته می‌شود.[۹]

جستارهای وابسته[ویرایش]

قوه قضائیه ایران
سازمان ثبت اسناد و املاک ایران
کانون سردفتران و دفتریاران
دفتر اسناد رسمی
سردفتر
دفتریار
دفتر ازدواج و طلاق
سند سفید امضا
۶ دی

منابع[ویرایش]

پیوند به بیرون[ویرایش]