سند (مدرک)
از ویکیپدیا، دانشنامهٔ آزاد
 |
این مقاله نیازمند ویکیسازی است. لطفاً با توجه به راهنمای ویرایش و شیوهنامه آن را تغییر دهید. در پایان، پس از ویکیسازی این الگوی پیامی را بردارید. |
 |
این مقاله به تمیزکاری نیاز دارد. لطفاً آن را تا جایی که ممکن است از نظر املا، انشا، چیدمان و درستی بهتر کنید. سپس این الگو را از بالای مقاله حذف کنید. محتویات این مقاله ممکن است غیرقابل اعتماد و نادرست یا جانبدارانه باشد یا قوانین حقوق پدیدآورندگان را نقض کرده باشد. |
سند، طبق تعریق قانون مدنی ایران درماده ۱۲۸۴، «نوشتهای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد.»
هر سندی نوشتهاست اما هر نوشتهای سند نیست؛ کما اینکه ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی شهادتنامه را سند ندانستهاست. تعریف سند از دیدگاههای مختلف تکیهگاه آنچه پشت بدو دهند - دهخدا
- آنچه که قابل اعتماد باشد، مدرک مستند - فرهنگ مشیری
- نوشتهای که قابل استناد باشد - فرهنگ معین
- مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل و
ملکی را به کسی بدهند. فرهنگ معین
۲- تعریف سند از دیدگاه حقوق اسلامی:
در اصطلاح و فقه اسلامی روات، یک حدیت راًسندً گویند. سند به معنی طریق متن است و منظور ازم متن، متن حدیث است که آنرا لفظ حدیت گویند و معنی سند بطریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، مأخوذ از قول چه کسی است. (کتاب بایگانی اسناد و مدارک اداری در روش تلفیق علمی، علامه حائری، ص ۲۲ و ۲۳).
۳- تعریف سند از دیدگاه قانون مدنی ماده ۱۲۸۴:
«سند عبارت است از هر نوشتهای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد.»
۴- از نظر قوانین مالی ایران:
در قوانین مالی ایران سند به صورت کلی تعریف نشده، بلکه بر حسب مورد تعریف گردیدهاست. ماده ۱۶ قانون محاسبات عمومی مکتوب ۲۱ سفر ۱۳۲۹ میگوید بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیشبینی و تثبیت میگردد. مدت مزبور را سند مالیه گویند، که عبارت است از یکسال شمسی (همان کتاب ص ۲۴).
۵- تعریف سند از دیدگاه اصول حسابداری:
هر نوشتهای که ذمه سامزان یا شخص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با سازمان طرف حساب و معاملهاست مشغول یا بری نماید یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات و یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد و یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد سند محسوب میشود (همان کتاب ص ۲۶)
۶- تعریف سند در قانون سازمان اسناد ملی ایران:
کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پروندهها، عکسها، نقشهها، کلیشهها، نمودارها، فیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیدهاست و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد. (تبصره ماده اول قانون مصوب ۱۷/۲/۱۳۴۹)
۷- تعریف سند از دیدگاه علم کتابداری:
هر نوع نوشته خطی، چاپی، عکسی و یا بصورتهای دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی بدست آورد «دبیزه» یا «مدرک» گویند. (اصطلاحات کتابداری) پس از تجزیه و تحلیل وجوه اشتراک و افتراق تعاریف یاد شده، عبارت زیر به عنوان تعریف سند پیشنهاد میگردد: «سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.» انواع سند:
الف - انواع سند از نظر زمان (مراحل عمر)
۱- سند جاری
اسنادی که مورد مراجعه مستمر باشند.
۲- سند نیمه جاری
اسنادی که گاه گاهی مورد مراجعه قرار میگیرند.
۳- سند راکد
اسنادی که مورد مراجعه ایجاد کننده آن قرار نمیگیرد.
ب - انواع سند از نظر ارزش:
ارزش اسناد: اعتبار آنها از نظر اداری و یا اطلاعاتی است که در هر سند برای اداره ایجادکننده و آرشیو وجود دارد. بنابراین تعریف هر سند میتواند دارای ارزشهای اداری و آرشیوی باشد.
۱- ارزش اولیه (اداری یا استنادی)
ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و...
۲- ارزش ثانویه (آرشیوی یا اطلاعاتی)
ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویستها.
زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود. در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد ارزش اولیه سند پایان مییابد وسند حائز ارزش ثانویه میگردد.
ج- انواع سند از حیث اعتبار قانونی:
۱- سند رسمی:
عبارت است از سندی که نزد مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت و وظایف ایشان و بر طبق مقررات قانونی تنظیم میشود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و...
۲- سند عادی:
عبارست است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت ملمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمیباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل.
د - انواع سند از نظر درجه حساسیت:
۱- اسناد عادی
۲- اسناد محرمانه
۳- اسناد سری
۴- اسناد بکلی سری.
انواع سند از محتوی و موضوع:
اسناد و مدارک از نظر محتوی و موضوع به دستجات مختلف قابل تقسیم میباشد. علیرغم این که در هر یک ازاین اسناد به موضوع خاصی پرداخته شده و یا تشریح و تبیین مقوله خاصی مورد توجه قرار گرفته و لیکن به اعتبار ارتباط ذاتی دانشهای بشری با یکدگیر اسناد مروبط به یک موضوع میتواند در سایر بخشها مورد استفاده قرار گیرد. گر چه از نظر موضوعی اسناد تنوع وسیعی را در بر میگیرد ولی در این بخش ما به برخی از انواع اسناد از این گونه اشاره مینماییم.
۱- اسناد اداری
سند اداری سندی است که دارای ارزش ادراری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. این نوع سند توسط سازمانهای اداری کشور و در حیطه وظایف و مسؤولیتهای قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمانها ایجاد و تنظیم میگردد. این اسناد با توجه به خدمتی که ارائه میکند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم میشود. اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامههای معمولی و یا اسنادی است که برای انجام امور شخصی کارکنان و یا مثلاً در جریان ترمیم سازمان مربوط ایجاد میگردد، که این گونه اسناد به سرعت کامل میشوند و به همان سرعت نیز فاقد ارزش میگردند. اسناد بلند مدت اداری نیز نظیر اساسنامهها، قوانین، آیین نامهها، قراردادها که در برگیرنده سیاستها، تعهدات، و حدود و وظایف و مسؤولیتهای کلی سازمان میباشد.
۲- اسناد مالی:
یک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی میباشند. این اسناد به روابط مالی در ادارات باز میگردند و بیشتر شامل اسناد بودجه میشوند که چگونگی اختصاص هزینهها به امور متفاوت سازمانی را نشان میدهند، نظیر پرونده ضمانت مالی افراد، پروندهها هزینهها به اشکال مختلف و یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان که این اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به یک فعالیت معین را نشان میدهد.
۳- اسناد علمی و فنی:
اسنادی که دارای ارزشهای علمی و فنی بوده و شامل مقادیر معتنابهی از اطلاعات تخصصی و فنی میباشند که در نتیجه تحقیقات خاص توسط متخصصین حاصل گردیده، نظیر گزارشات مربوط به انجام پروژههای تحقیقاتی و عملیاتی سازمانها.
۴- اسناد قانونی
قانون به قواعدی گفته میشود که یا با تشریفات مقرر در قانون اساسی در ملجس شورای اسلامی وضع شده و یا از راه همه پرسی به تصویب میرسد (اصل ۵۸ و ۵۹ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران) همان گونه که ملاحظه میشود واه قانون مفهوم ویژهای دارد که با تصمیمات قوه مجریه متفاوت بوده فلذا آنها را نباید به جای هم بکار برد. بر همین اساس است که برخی از حقوقدانان با توجه به لازمالاجرا بودن تصمیماتی که مقامات صلاحیتدار در حدود وظایف و به حکم قانون اتخاذ میکنند، مثل آئین نامههای دولتی، بخشنامهها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده میکنند. اسناد قانونی اسناد لازمالاجرای است که در اختیار مدیر قرار داشته و کلیه تصمیمات متخذه توسط مدیران سازمان ضرورتاً باید منطبق با آن باشد. معذالک همه متون و اسناد قانونی از اعتبار یکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بین متون قانونی و یا اسناد قانونی وجود دارد مانند:
- قانون اساسی
- قانون عادی
- تصویب نامههای (مصوب دولت یا کمیسیونهای مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس)
- عهدنامههای بینالمللی
- آئین نامههای دولتی
۵- اسناد تاریخی:
کلیه پروندهها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نیمه جاری چنانچه دارای یکی از ارزشهای پیش گفته باشند اسناد تاریخی محسوب میگردند. این اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار میگیرند مانند عهدنامه ترکمنجای، فرمان صدور، مشروطیت و...
۶- اسناد فرهنگی:
اسنادی که حاوی نکات فرهنگی بوه و یا ایجاد کننده این اسناد از چهرهها و شخصیتهای فرهنگی باشد این اسناد عرصههای متنوع هنر را از شعر، موسیقی، سینما، تئاتر، معماری و غیره را در بر میگیرند.
۷- اسناد سیاسی:
اسنادی است که توسط مراجع صلاحیتدار تولید گردیده و حاوی سیاستها و خط و مشیهای سیاسی یک کشور از نظر داخلی و خارجی میباشند نظیر پروتکلها، معاهدات، قراردادهای بینالمللی، یادداشتهای سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژیهای سیاسی دولت میباشد. اسناد سیاسی از نظر ماهوی ممکن است یک صرفه باشد مانند اولتیماتوم و اعلان جنگ و یا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بینالمللی. در حدود قانون اساسی کشورها تشریفات خاصی برای لازمالاجرا شدن معاهدات بینالمللی پیش بینی شدهاست. بر اساس اصل ۷۷ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران:
معاهدات بینالمللی در صورتی لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شورای اسلامی ارائه و در آنجا به تصویب مجلس برسد یعنی (در صورت مطابقت با قانون اساسی و مصالح کشور به تشخیص مجلس رسمیت و اعتبار پیدا میکند).
۸- اسناد نظامی:
اسنادی هستند که حاوی جهتگیریها و سیاستگذاریهای نظامی کشورها در راستای تأمین امنیت ملی، منطقهای و بینالمللی بوده و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن کشورها میباشد این اسناد از آنجایی که در برگیرنده معاهدات نظامی بین المللی نیز هستند لذا میتوانند جزء اسناد سیاسی نیز محسوب شوند مانند اسناد همکاریها و مشارکتهای نظامی و دفاعی کشورها.
۹- اسناد اقتصادی، عمرانی:
اسنادی که دارای ارزش اقتصادی میباشند و فعالیتهای کشور را در امر توسعه اقتصادی بیان میکنند.
بایگانی:
بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به ۳ مورد گفته میشود:
۱- مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشکیل پرونده، تنظیم بازرگانی، کدگذاری، دستیابی به پرونده، تفکیک پروندهها به جاری، نیمه جاری و راکد و...)
۲- محل نگهداری و حفظ اسناد
۳- مجموعه پروندههای موجود در بایگانی
بایگانی جاری:
به روشهای مورد عمل در مورد پروندههای جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است.
بایگانی نیمه جاری:
محل نگهداری اسنادی است که گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار میگیرد محل آن در دستگاه ایجادکننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل مینماید.
بایگانی راکد:
محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفادهای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمیباشد و فقط در این محل پروندهها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرارا میگیرند. به ب«ایگانی راکد» انبار «پیش آرشیوی» نیز میگویند. معمولاً این حل در جاهایی که زمین ارزانتر است ساخته میشود مثل انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس در حومه پاریس در محلی به نام «فونتن بلو» میباشد و یا در انگلستان به آن “Limbo” یا «مکان فراموش شده» میگویند. این محل در واقع محل کار «ارزشیابان» میباشد.
ارزشیابی و انواع آن:
تشخیص ارزش اسناد (اداری و آرشیوی) را از اوراق زائد ارزشیابی میگویند.
الف - ارزشیابی اداری
با توجه به قوانین و مقررات و دستورالعملها و ضوابط حاکم بر دستگاه ایجاد کننده سند ارزش اسناد دارای و مدت زمان اعتبار آن (جدول زمانی) مشخص میشود.
ب - ارزشیابی آرشیوی:
با توحه به محتوای اسناد در زمینههای سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قضایی، نظامی، اجتماعی و... و نیاز پژوهشگران اسناد ارزشیابی میشوند.
اوراق زائد:
اوراقی که فاقد ارزشهای اولیه و ثانویه باشند
[ویرایش] منابع
قانون مدنی ایران
