مدیریت کتابخانه

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو

مدیریت راهبردی در کتابخانه استفاده از مدیریت راهبردی برای اداره کتابخانه است.

زمینه[ویرایش]

در دنیای امروز سازمان‌ها با رقابت جدید، تغییر فناوری، تلفیق و فراهم آوری مشترک مواد، تغییر انتظارات مشتری و ناپایداری اقتصادی مواجه‌اند. تغییرات فنی برتمام جنبه های کار، از سیستم های مالی تا منابع انسانی و سیستم‌های دانش پایه تاثیر گذارند. امروزه با روش های مؤثر مدیریت، توانایی و گستره روش های مدیریتی، تجزیه و انحلال مشاغل، رویکرد عمل گرایی در سازمان، گرایش به ارتباطات شفاهی و غیر رسمی در سازمان ها پیامد های طبیعی آتی مشاغل، گرایش سازمان ها به کنترل غیرمحسوس و بسیاری عوامل دیگر باعث اجتناب ناپذیری استفاده از مدیریت راهبردی شده است [۱] در محیط خارج هم سازمان‌ها با چالش استفاده کنندگان مواجه‌اند که می‌خواهند هر چیزی را سفارشی کنند و همه چیز را درحداقل زمان می‌خواهند و همچنین برآورده کردن درخواست‌هایی که دائم درحال تغییر هستند هم موجب وخیم‌تر شدن چالش‌های برنامه ریزی و سازماندهی کار برای حداکثر کارآیی و سودمندی شده است. کتابخانه‌ها هم از چنین فشارهایی درامان نیستند ولازم است مدیران کتابخانه چگونگی تأثیرگذاری این نیروها را بر سازمان‌های خویش دریابند [۲].

کتابخانه و مدیریت راهبردی[ویرایش]

مدیریت کتابخانه به همان مهارت های بنیادینی نیاز دارد که مدیریت هر نوع سازمان دیگری [۳]. اما در این حال ابعاد ویژه کتابخانه همچون غیر انتفاعی بودن، نوع خدمات و گرایش آموزشی و پرورشی کتابخانه، وابستگی به سازمان بزرگتر یا مادر و ارتباط آن با سایر سازمان ها و ساختارهای اجتماعی دیگر اموری است که نوع توجه به مدیریت این نوع از سازمان و برنامه راهبردی متناسب با کارکردهای آن را متمایز می کند [۳] افزایش نا اطمینانی[۴] و در هم تنیدگی امور در دنیای امروزی باعث شده سازمان‌های غیر انتفاعی و عمومی نظیر کتابخانه‌ها به فکر تدابیری راهبردی برای اداره امور و ماندن در شرایط رقابتی کنونی شوند. برای هماهنگی با این شرایط برایسون پاسخی چهار لایه را تبیین می کند [۵]

  1. به طرزی بی سابقه سازمان باید راهبردی بیندیشد، عمل کند، و بیاموزد.
  2. برای سازگاری با شرایط متغیر باید سازمان بینش های موجود را به راهبردهایی مؤثر ترجمه کند
  3. ایجاد پایه های فکری لازم برای اتخاذ و اجرای اقدامات اساسی راهبردی
  4. تشکیل ائتلافاتی که اندازه و توانایی لازم برای اتخاذ راهبردهای دلخواه را داشته و بتواند ضمانت اجرایی لازم را تامین نماید.

راهبرد، برنامه ریزی راهبردی و مدیریت راهبردی در سازمان های مختلف و از جمله کتابخانه ها بکار گرفته شده است. راهبرد را می توان طرحی از مقاصد، سیاست ها، برنامه‌ها، اقدامات و تصمیماتی دانست که بیان می کند یک سازمان چیست، چه وظایفی دارد، در چه شرایطی قرار گرفته است، چه کار می کند و به چه سمتی حرکت می کند [۶]. برنامه ریزی راهبردی نشان می دهد که سازمان چگونه باید رشد کند، چگونه مشتریان را راضی کنند، بر فشار رقبا غلبه پیدا کنند، به شرایط متغیر بازار جواب دهند، سازمان را اداره و توانمندی های سازمانی مورد نیاز را به گونه ای به وجود آورند که با مقاصد و موقعیت سازمان هم خوانی داشته باشد [۶]. برنامه ريزي براي مديران كتابخانه ها و خدمات اطلاعاتي به يك مشغله ذهني مهم تبديل شده است. شرايط اقتصادي فعلي، بيشتر كتابخانه هاي بخش عمومي را تحت فشار قرار داده است و خيلي از واحدهاي اطلاعاتي در تجارت و صنعت براي توجيه وجود خود تلاش مي كنند. تعداد كمي از كتابدارها در حوزه هاي برنامه ريزي آموزش رسمي ديده اند يا پيش از اينكه به چنين كارهايي اقدام كنند فرصتي براي توسعه مهارتها در مديريت استراتژيك نداشته اند.

کلیات برنامه رهبردی برای یک کتابخانه[ویرایش]

یک برنامه راهبردی مناسب برای کتابخانه شامل موارد زیر است [۶]:

  • یک عبارت ماموریت موجز و قابل فهم
  • تمرکز روشن بر اینکه به مشتریان خاص چگونه خدمت شود
  • چشم اندازی از آینده
  • عبارت روشنی از طرح های راهبردی که کتابخانه اجرا خواهد کرد
  • مقاصد خواصی که طرح هایی راهبردی را پشتیبانی خواهند کرد
  • ارزش ها و فرهنگ سازمانی که پیاده کردن راهبرد برگزیده ر پشتیبانی خواهند کرد
  • انتخاب معیارهای خاصی برای سنجش عملکرد که تصمیم گیرندگان را از میزان پیشرفت حاصله برای دستیابی به چشم انداز مطلع خواهند کرد.

مفاهیم اصلی برنامه ریزی برای یک کتابخانه در زیر نشان داده شده است.

ماموریت: علت وجودی ما چیست
ارزش ها: باورهای اساسی شکل دهنده کتابخانه
چشم انداز: تصویر کلامی آینده کتابخانه
توجه راهبردی: وجه تمایز کتابخانه از سایر رقبا
عوامل حیاتی موفقیت: شناسایی آنچه که برای کارکرد کتابخانه مهم است و ضرورت دارد

لزوم داشتن برنامه ریزی راهبردی در کتابخانه ها[ویرایش]

گذشته از منافعی که برنامه ریزی راهبردی برای کتابخانه به همراه خواهد داشت، شرایطی در محیط بیرونی و درونی کتابخانه ها در جریان است که لزوم داشتن چنین برنامه ای را تقویت می کند [۶]. برخی از مهمترین دلایل داشتن برنامه راهبردی در ذیل آمده است:

رقابت[ویرایش]

كتابخانه ها از منابع متعددي بامسئله رقابت مواجه هستند كه آشكارترين آن اينترنت و شبكه جهاني وب است .امروز دانشجويان، استفاده كنندگان وكاركنان شركت ها تمايل دارند كه خود در اينترنت به جستجوي اطلاعات بپردازند تا از يك كتابدار بخواهند. رقابت، كتابداران را به سمت بازاريابي [۷] سوق می‌دهد، کسانی که می‌بایست بیاموزند که چگونه تبلیغ کنند و برای خدماتشان بازاریابی کنند. کتابخانه‌ها دیگر نمی‌توانند عقب بنشینند و به سادگی تصور کنند که همه می‌دانند چه کتابخانه‌ای می‌تواند به جامعه کمک کند. بجای آن، لازم است که کتابداران طرح‌هایی بریزند که بیان کنند چرا هنوز وجود کتابخانه‌ها لازم و ضروری است نقش حیاتی آن‌ها در دنیای مملو از اطلاعات امروز چیست.[۲]

تغییر فناوری[ویرایش]

یکی از راه‌های حفظ حیات در کتابخانه‌های امروز تغییر فناوری است. تغییر مفهومی اساسی در سازمان ها است و حتی به صورت هایی غیر قابل پیش بینی هم در ستون فقرات سازمان تاثیرگذار است و حتی گاه طبیعتی مخرب و مخاطره آمیز هم دارد[۵]. با این حال کتابداران می‌بایست ریسک پذیری بالایی داشته و برای بالا بردن توان تقابل با تغییرات شگرف اجتماعی و فناورانانه سعی کنند فناوری های جدید را بکار گیرند[۲]. اگر چنانچه کتابخانه‌ای بخواهد برای مراجعه کننده‌اش زنده باشد، می‌بایست در جستجوی راه‌هایی باشد که بتواند روز آمدسازی کند. تغییرات در فناوری نیز بر ساختارهای سازمانی داخلی اثر گذار است. تکنولوژی بر نحوة تصمیم گیری نیز مؤثر است.

ادغام[ویرایش]

ممکن است برخی کتابخانه‌ها ادغام را به عنوان امری اساسی در محیط کتابخانه تلقی نکنند، اما در بسیاری از دانشگاه ها و سازمان های بزرگ کتابخانه‌های اقماری و دانشکده ای در حال ادغام شدن هستند. در برخی دانشگاه ها، کتابخانه‌های دانشگاهی شعبه‌های اقماری خود را تعطیل کرده و به عوض مجموعه‌های فیزیکی، در حال احداث کتابخانه‌های مجازی برای خدمت به جوامع پراکنده هستند [۲]. در شرایط اقتصادی کنونی ممکن است ادغام باعث صرفه جویی در منابع و همچنین تمرکز در مدیریت و افزایش راندمان و نظارت بر سازمان کتابخانه شود.

تغییرات مداوم در انتظارات مشتریان[ویرایش]

کتابخانه‌ها خوب می‌دانند که انتظارات مشتریان آنها تغییر کرده است. این مشتریان خواستار دسترسی به محیط گسترده‌ای از منابع اطلاعاتی و نیز خدماتی در زمان مناسب حالشان هستند. کتابخانه‌هایی که مشتری مدار نیستند مورد حمایت واقع نمی‌شوند و در آینده خواهند فهمید که در تأمین منابع مالی دچار مشکل می‌شوند [۲]

بی ثباتی اقتصادی[ویرایش]

تمام کتابخانه‌ها با مشکلات بودجه و کاهش نیروی انسانی کاملاً آگاه هستند. در شرایط اقتصادی نامساعد، ممکن است کتابخانه‌ها دورتر از هستة مأموریتی سازمان به نظر آیند یا در فعالیت‌های یک دانشکده بیشتر در حاشیه قرار گیرند و برای یک شهر، کشور و یا استاندار که می‌بایست برای تعیین اولویتها و برنامه‌های اجتماعی هزینه کند، کم اهمیت‌تر شوند [۲].

تغییر نسل در نیروی کار[ویرایش]

شاید جالب توجه‌ترین رویه تغییرات دموگرافیک در محیط های سازمانی است که در آن جمعیت روز به روز متنوع‌تر می‌شود. لازم است کتابخانه‌ها بیاموزند که باید به تعامل با کارمندانی از گونه‌های مختلف قومی و نژادی بپردازند. معمولاً چهار نسل از کارمندان در بسیاری از مؤسسات مشغول کارند. مدیران کتابخانه ها دیگر نباید تصور کنند که تمام کارکنان در محیط کاری به شیوه‌ای همسان رفتار کرده و از خود عکس‌العمل نشان دهند[۲].

اقتصاد جهانی[ویرایش]

علیرغم اینکه نگرش بسیاری از کتابخانه‌ها از خود به منزله یک مؤسسة محلی می‌باشند، ولی با این وجود کتابخانه‌ها هم به اقتصاد جهانی متصل هستند و هم از آن تأثیر می‌پذیرند و در نتیجه زیر نظر داشتن تغییرات در اقتصاد جهانی و توجه به فاکتورهای تعیین کننده در آن بخصوص در ارتباط با خدمات و مواد کتابخانه‌ای بسیار مهم است. توجه به این امر به توسعة خدمات کتابخانه‌ها جهت پاسخ نیازهای کاربران در دنیای7/24 کمک میکند[۲]

مهمترین مکاتب فکری در فرایند مدیریت راهبردی در کتابخانه[ویرایش]

مکاتب فکری متعدد باعث اتخاذ برنامه راهبردی مشخصی خواهد شد. مهمترین مکاتب فکری در فرایند مدیریت راهبردی عبارتند از [۶]:

  • مکتب طراحی: شکل گیری راهبرد به عنوان فرایندی مفهومی
  • مکتب برنامه ریزی: شکل گیری راهبرد به مثابه یک فرایند رسمی
  • مکتب حالت گیری: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تحلیلی
  • مکتب کارافرینی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تصوری
  • مکتب شناختی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند ذهنی
  • مکتب یادگیری: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند نوظهور
  • مکتب قدرت: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند چانه زنی
  • مکتب فرهنگی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند جمعی
  • مکتب محیطی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند انعکاسی
  • مکتب پیکربندی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تبدیل

انواع راهبردها در مدیریت راهبردی کتابخانه[ویرایش]

سه نوع راهبرد اصلی عبارتند از[۶]:

برتری عملیاتی، برتری عملیاتی بر فراهم کردن خدمات و محصولات کیفی برای مشتریان به گونه ای که ارائه آنها با کمترین زحمت و حداقل مشکل همراه باشد تاکید دارد.

خدمات ابتکاری خدمات ابتکاری بر اساس نوآوری در سازمان شکل می گیرد.

توجه به مشتریان توجه به مشتری به منای هدف گیری بازار و ارائه خدمات همراستا با نیازهای جاری مشتریان است.

پانویس[ویرایش]

  1. Mintzberg, Manafing
  2. ۲٫۰ ۲٫۱ ۲٫۲ ۲٫۳ ۲٫۴ ۲٫۵ ۲٫۶ ۲٫۷ گیسک، اصول عملی مدیریت کتابخانه
  3. ۳٫۰ ۳٫۱ اوانز، فنون مدیریت برای کتابداران
  4. Uncertainty
  5. ۵٫۰ ۵٫۱ Brison, strategic planning
  6. ۶٫۰ ۶٫۱ ۶٫۲ ۶٫۳ ۶٫۴ ۶٫۵ متیوز، برنامه ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها
  7. marketing

منابع[ویرایش]

  • Mintzberg, Henry (2009) Managing. San Francisco, California: Berrett-Koehler Publishers, Inc
  • گیسک،جوآن؛ مک نیل، بث (1388) اصول عملی مدیریت کتابخانه. ترجمه: نصرت ریاحی نیا، حمید رضا جمالی مهموئی. تهران: کتابدار.
  • اوانز، ادوارد جی (1387) فنون مدیریت برای کتابداران. ترجمه فرشته ناصری. مشهد: بنیاد پژوهش های اسلامی.
  • Brison, John M (2004) Strategic planning for public and non-profit organizations: a guide to strengthening and sustaining organizational achievement. 3rd edition. NY: Wiley, John & Sons, Incorporated
  • متیوز، جوزف آر (1387) برنامه ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها. ترجمه عبدالحسین فرج پهلو. اهواز: انتشارات دانشگاه شهید چمران.