نرم‌افزار اداری

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به ناوبری پرش به جستجو

نرم‌افزارهای اداری بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرایندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می‌پردازند. سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعات حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند.[۱] کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. بسیاری از نرم‌افزارهای اداری در واقع سیستمهای اطلاعات اداری (MIS) یا از زیرگروه آن ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) هستند.

تعیین مرزهای دقیق و تفاوتهای این نرم‌افزارها با دیگر سیستم‌های مدیریت اطلاعات امکان‌پذیر نیست و عنوان نرم‌افزارهای اداری باید اندکی با تأمل استفاده شود.

به هر حال اصطلاح نرم‌افزارهای اداری در ایران رواج دارد و معمولاً شامل این گروه از نرم‌افزارها می‌شود:

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری[ویرایش]

این دسته از نرم‌افزارها به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی می‌پردازند. کارها، درخواست‌ها، دستورها، و … در ساختار چرخهٔ کاری (work flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند. نرم‌افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌نامند.

نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری[ویرایش]

این نرم‌افزارها عموماً شامل عنوانهایی مانند نرم‌افزارهای پرسنلی، حقوق و دستمزد، خدمات درمانی (بیمه)، و … می‌شوند. مرز مشخصی بین این نرم‌افزارها و نرم‌افزارهای مالی وجود ندارد. این نرم‌افزارها، حوزه معنایی ارتباطات پرسنلی را در یک سازمان پوشش می‌دهند.

نرم‌افزارهای مالی[ویرایش]

این نرم‌افزارها عموماً شامل عنوانهایی مانند نرم‌افزارهای حسابداری، خزانه داری و صندوق، بودجه و اعتبارات و … می‌شوند. نرم‌افزارهای بانکی و پرداخت اینترنتی هم می‌توانند در این دسته طبقه‌بندی شوند. هرچند باز هم‌مرز مشخصی بین این نرم‌افزارها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری وجود ندارد، اما این نرم‌افزارها، حوزه معنایی گردش پول یک سازمان را پوشش می‌دهند. به عنوان بخشی از نرم‌افزارهای مالی امروزه پیشرفت بسیاری کرده‌اند، به طوریکه امروزه نرم‌افزار حسابداری تحت وب (یا ابری) و نرم‌افزار حسابداری سورس باز نیز در حال رشد هستند، اساس این نرم‌افزارها، ارائه خدمات با هزینه پایین و افزایش امنیت می‌باشد، عمده کاربران چنین نرم‌افزارهایی، صاحبان کسب و کارهای کوچک و متوسط می‌باشند، هر چند هدف نرم‌افزارهای حسابداری ارائه خدمات برای همه کسب و کارها می‌باشد.

نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری[ویرایش]

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (به انگلیسی Customer Relationship Management) که به اختصار سی آر ام (CRM) نامیده می شود، از اوایل دهه 1970 میلادی معرفی شد. این نرم‌افزار مخصوص تمام بخش های سازمان که با مشتری در ارتباط هستند، طراحی شده است. بخش های بازاریابی، فروش،پشتیبانی و خدمات پس از فروش بیشترین استفاده را از این نرم‌افزار دارند. هدف نهایی استفاده از سی آر ام در یک سازمان، افزایش وفاداری مشتری (به انگلیسی Customer Loyalty)، فروش و به طور کلی بهبود بازده سازمان در زمینه ی فروش و حفظ و نگهداری مشتری ست.

این نرم‌افزار به صورت کلود (Cloud) یا نصبی (On-premise) یک پایگاه داده در اختیار کاربران قرار می دهد، که تمام اطلاعات مشتریان فعلی و احتمالی در آن ذخیره شده، و برای افراد سازمان قابل دسترسی ست. پیگیری های لازم و کمپین های مربوطه همگی در این نرم‌افزار تعریف و برنامه ریزی شده، و به کارکنان مربوطه ارجاع می شوند.[۲]

نرم‌افزارهای ویرایش متن و نامه نگاری[ویرایش]

این نرم‌افزارها بیشتر در زمینه مکاتبات اداری کاربرد دارند. انواع نرم‌افزارهای اندیکاتور و دبیرخانه به عنوان نرم‌افزارهای خاص درون سازمانی و نیز بسته نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس و پس از آن نرم‌افزار اپن آفیس به عنوان نرم‌افزارهای عمومی تر این شاخه، شناخته‌شده‌ترین نرم‌افزارهای اداری هستند.

نگاه مهندسان نرم‌افزار[ویرایش]

طبقه‌بندی بالا از دیدگاه مدیریتی، سازمانی و کاربردی است. از نگاه مهندسان نرم‌افزار و از دیدگاه سیستمی، تفاوت معنی داری بین نرم‌افزارهای اداری با دیگر نرم‌افزارهای MIS از لحاظ ساختاری وجود ندارد.

منابع[ویرایش]

  1. [ZWASS, 1992]
  2. «نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری چیست؟ - نرم‌افزار CRM چیست؟»(fa-IR)‎. به کوشش نرم‌افزار CRM | نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری | ویتایگر فارسی. بازبینی‌شده در 2018-04-26.