نرم‌افزار اداری

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو

نرم‌افزارهای اداری بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرایندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می‌پردازند. سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعات حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند.[۱] کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. بسیاری از نرم‌افزارهای اداری در واقع سیستمهای اطلاعات اداری (MIS) یا از زیر گروه آن ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) هستند.

تعیین مرزهای دقیق و تفاوتهای این نرم‌افزارها با دیگر سیستم‌های مدیریت اطلاعات امکان پذیر نیست و عنوان نرم‌افزارهای اداری باید اندکی با تامل استفاده شود.

به هر حال اصطلاح نرم‌افزارهای اداری در ایران رواج دارد و معمولاً شامل این گروه از نرم‌افزارها می‌شود:

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری[ویرایش]

این دسته از نرم‌افزارها به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی می‌پردازند. کارها، درخواست ها، دستورها، و ... در ساختار چرخهٔ کاری (work flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند. نرم‌افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می نامند. از جمله محبوبترین این نرم افزار ها میتوان به نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه محصول گروه نرم افزاری بایوتک اشاره نمود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه با بهره گیری از تکنولوژی های روز به منظور مدیریت نامه های صادره و وارده شرکت ها و سازمان های کوچک و متوسط طراحی شده است. گروه نرم افزاری بایوتک در اتوماسیون نگاه تمام تلاش خود را نموده است تا مجموعه ای بسیار کارآمد و در عین حال ساده را به مشتریان خود ارائه نماید و با توجه به رویکرد خود تصمیم به ارائه این نرم افزار ارزشمند با قیمتی باورنکردنی کرده است

از مزایای شاخص نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه میتوان به موارد زیر اشاره نمود:

ثبت نامه های وارده از طریق اسکنر یا بارگزاری فایل

ثبت نامه های صادره در سربرگ های اختصاصی شرکت و در محیط واژه پرداز ورد

ارسال پیام بین کاربران

ایجاد کارتابل اختصاصی برای هر کاربر

قابلیت مدیریت سطح دسترسی کاربران

قابلیت ضمیمه نمودن هرنوع فایل به نامه های صادره ، وارده و پیام ها

قابلیت تعریف ارجاعات مجاز برای هرکاربر

تعریف امضای الکترونیکی برای هر کاربر

قابلت دور کاری از طریق اینترنت

قابلیت ثبت یادآوری برای خود و ارجاعات مجاز

قابلیت بایگانی و دسته بندی مرتب نامه ها

قابلیت تایپ نامه بصورت پیشنویس

قابلیت پاراف نامه ها

قابلیت درج اقدامات صورت گرفته نامه ها

گزارشات مدیریتی

قابلیت ارسال فاکس و...

نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری[ویرایش]

این نرم‌افزارها عموما شامل عنوانهایی مانند نرم‌افزارهای پرسنلی، حقوق و دستمزد، خدمات درمانی (بیمه)، و ... می‌شوند. مرز مشخصی بین این نرم‌افزارها و نرم‌افزارهای مالی وجود ندارد. این نرم‌افزارها، حوزه معنایی ارتباطات پرسنلی را در یک سازمان پوشش می‌دهند. اتوماسیون اداری نگاه یکی از این نرم افزار ها میباشد که بصورت رایگان قابل دانلود میباشد

نرم‌افزارهای مالی[ویرایش]

این نرم‌افزارها عموما شامل عنوانهایی مانند نرم‌افزارهای حسابداری، خزانه داری و صندوق، بودجه و اعتبارات و ... می‌شوند. نرم‌افزارهای بانکی و پرداخت اینترنتی هم می‌توانند در این دسته طبقه بندی شوند. هرچند باز هم مرز مشخصی بین این نرم‌افزارها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری وجود ندارد، اما این نرم‌افزارها، حوزه معنایی گردش پول یک سازمان را پوشش می‌دهند.

نرم‌افزارهای ویرایش متن و نامه نگاری[ویرایش]

این نرم‌افزارها بیشتر در زمینه مکاتبات اداری کاربرد دارند. انواع نرم‌افزارهای اندیکاتور و دبیرخانه به عنوان نرم‌افزارهای خاص درون سازمانی و نیز بسته نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس و پس از آن نرم‌افزار اپن آفیس به عنوان نرم‌افزارهای عمومی تر این شاخه، شناخته‌شده‌ترین نرم‌افزارهای اداری هستند.

نگاه مهندسان نرم‌افزار[ویرایش]

طبقه بندی بالا از دیدگاه مدیریتی، سازمانی و کاربردی است. از نگاه مهندسان نرم‌افزار و از دیدگاه سیستمی، تفاوت معنی داری بین نرم‌افزارهای اداری با دیگر نرم‌افزارهای MIS از لحاظ ساختاری وجود ندارد.

پیوند به بیرون[ویرایش]

دانلود اتوماسیون نگاه: http://www.mediafire.com/download/lk32i0ads7ta9ad/setup_10%2C1.zip

منابع[ویرایش]

  1. [ZWASS, 1992]