نامه اداری

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
نمونه‌ای از یک نامه‌ی اداری به زبان پارسی

یک نامه‌ی اداری (به انگلیسی: Business letter) به نوعی از نامه‌ها اطلاق می‌شود که دارای ساختاری خاص بوده و معمولاً برای مکاتبات بین‌سازمانی یا درون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اجزای تشکیل‌دهنده‌ی سربرگ نامه‌ی اداری[ویرایش]

مهم‌ترین بخش‌هایی که باید در سربرگ یک نامه‌ی اداری قید شود عبارت است از:

  • تاریخ
  • شماره‌ی نامه
  • وضعیت پیوست

اجزای تشکیل‌دهنده متن یک نامه‌ی اداری[ویرایش]

محتوای اصلی نامه‌های اداری معمولاً از اجزای زیر تشکیل شده‌اند:

  • ادب و احترام
  • مقدمه‌ی نامه
  • پیام اصلی
  • نتیجه‌گیری
  • سپاس‌گذاری

نحوه‌ی خطاب قرار دادن رده‌های سازمانی در نامه[ویرایش]

رعایت دقیق مرتبه‌های سازمانی در نوشتن یک نامه‌ی اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سمت‌های سازمانی باید به دقت در نامه آورده شوند.

  • برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های بالا دست معمولاً از لفظ به "استحضار می‌رساند" استفاده می‌شود.
  • برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های هم‌رده معمولاً از لفظ "به آگاهی می‌رساند" استفاده می‌شود.
  • برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های زیر دست معمولاً از لفظ "به اطلاع می‌رساند" استفاده می‌شود.

اجزای تشکیل‌دهنده‌ی پابرگ نامه‌ی اداری[ویرایش]

  • نام فرستنده
  • سمت سازمانی فرستنده
  • امضا

نکات مهم در نگارش نامه‌ی اداری[ویرایش]

  • رعایت اصول نگارش زبان پارسی
  • عدم وجود ایرادهای سجاوندی و املایی
  • تا حد ممکن کوتاه نگاه داشتن متن نامه
  • استفاده از فونت و برگه‌ی رسمی سازمان
  • درج حاشیه در اطراف صفحه‌ی نامه
  • درج تاریخ، شماره و وضعیت پیوست
  • درج نام و سمت سازمانی فرستنده

جستارهای وابسته[ویرایش]

منابع[ویرایش]