مدیریت محتوای سازمانی

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو

استراتژی‌ها، متدها و ابزارهایی برای دریافت، مدیریت، ذخیره، نگهداری و تحویل محتوای مرتبط با فرایندهای سازمانی است. ابزارها و استراتژی‌های ECM مدیریت اطلاعات سازمان نیافته و طبقه‌بندی نشده را در هرجایی که باشد، فراهم می‌کند.[۱]

ECM مخفف کلمه Enterprise Content Management است و ترکیبی پویا از استراتژی‌ها، روش‌ها، و ابزار جهت ضبط، مدیریت، ذخیره، حفظ و ارائه اطلاعات از فرآیندهای کلیدی سازمان در طول چرخه فعالیت آن سازمان است. یکی از اهداف اصلی ECM یا سیستم مدیریت محتوای سازمانی، شناسایی و از بین بردن فرآیندهایی است که می‌تواند یک سازمان را با مشکلات بالقوه‌ای مواجه کند.

هر ECM را می‌توان به ۵ بخش اصلی تقسیم کرد که شامل: ضبط، مدیریت، ذخیره، حفظ و ارائه می‌باشد. هر بخش دارای اهداف زیر است:

  • ضبط: ایجاد، جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات ورودی مانند نامه‌ها و اسناد
  • مدیریت: مدیریت اطلاعات، تغییر و استخراج اطلاعات
  • ذخیره: ذخیره موقت اطلاعات در بازه‌های زمانی کوتاه
  • حفظ: تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات در دوره‌های زمانی بلندمدت
  • ارائه: داده اطلاعات درخواستی به کاربران و مشتریان

مزایای ECM[ویرایش]

یک سیسم مدیریت محتوای سازمانی مؤثر می‌تواند در دسترسی آسان به اطلاعات یک سازمان، ایجاد امنیت در داده‌ها و به حداقل رساندن زمانهای گردش کار در یک سازمان کمک کند. همچنین جلوگیری از ورود داده‌های تکراری، نگهداری یک یا چند نسخه پشتیبان از هر سند بجای چندین نسخه کپی اسناد و مدارک از مشخصه‌های اصلی یک ECM است.[۲]

منابع[ویرایش]

  1. مدیریت محتوای سازمانی (ECM) چیست؟، بازیابی شده در تاریخ 25 تیر 1390 از AIIM
  2. 24coding. «سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM)». بازبینی‌شده در 2017-05-21.