صورتجلسه

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد

صورتجلسه به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه‌های رسمی است. به‌طور معمول صورتجلسه‌ها شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین، و مصوبات و مذاکرات جلسه و امضاء حاضرین است. صورتجلساتی که به صورت درست تنظیم شده باشند و قواعد و شرایط لازم را رعایت کرده باشند، در هر محکمه ای قابل استناد خواهند بود.

الگوی صورتجلسه[ویرایش]

معمولا صورتجلسه‌ها در قالبی از پیش‌تعیین شده نوشته می‌شوند. تمرکز اصلی صورتجلسات بر ذکر مصوبات با ذکر اقدام‌کنندگان و مهلت اقدام است. برای نوشتن دقیق مصوبات می‌توان از الگوی 5W-H استفاده کرد. پنج پرسش اساسی شامل موارد زیر است:

  1. شرح دقیق چیستی موضوع مصوبه (What)
  2. دلایل و ضرورت مصوبه (Why)
  3. شرح محل اجرای مصوبه (Where)
  4. ذکر زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه (When)
  5. ذکر مسئول اجرای مصوبه (Who)
  6. ذکر دقیق فرآیند انجام مصوبه (How)

امضاء صورتجلسه توسط حاضرین از الزامات هر صورتجلسه ای است. صورتجلسه بدون امضاء حاضرین نه تنها باعث بی اعتباری جلسه و تصمیمات اخذ شده می شود بلکه هیچگونه وجاهت قانونی نیز نخواهد داشت. اگر صورتجلسه ای در چند صفحه تنظیم شده است لازم است که همه حاضرین ذیل تمام صفحات صورتجلسه را امضاء کنند.

نوشتن صورتجلسه می بایست در جلسه و توسط یک نفر به عنوان منشی جلسه انجام گیرد به طوری که در پایان جلسه حاضرین صورتجلسه تکمیل شده را امضاء نمایند. معمولا برای حفظ خوانایی صورتجلسات و بایگانی منظم آنها، بعد از جلسه و بر اساس صورتجلسه تنظیم شده دستی، صورتجلسه تایپ شده و حاضرین به استناد صورتجلسه دستی، آن را مجددا امضاء کرده و بایگانی می شود.

برای جلوگیری از هرگونه تخلف صورتجلسات در دفتری که به این منظور اختصاص داده شده ثبت می شود تا نتوان به آن برگه ای اضافه کرد و تمام صفحات دفتر صورتجلسات باید از قبل شماره گذاری شود تا در صورت حذف برگه ای از آن مشخص شود.