دفتر کار مجازی

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به ناوبری پرش به جستجو

دفتر کار مجازی (به انگلیسی: virtual office) به مشتریان خود در ازای دریافت مبلغی خدمات ارتباطی و نشانی پستی، بدون واگذاری فضای اداری فیزیکی، عرضه می‌کند.[۱] دفتر کار مجازی با «سوئیت‌های اداری» تفاوت دارد. سوئیت اداری فضایی فیزیکی و/یا اتاق کنفرانس در اختیار مشتریانش قرار می‌دهد.

دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهای خُرد، نوپا و خانگی به کار می‌رود البته مشتریانی که دارای حجم تماس انبوه هم هستند میتوانند از مزایای مرکز تماس این دفاتر استفاده کنند .

دفتر کار مجازی در ایران[ویرایش]

در سال‌های اخیر در ایران هم دفتر کار مجازی ایجاد شده‌است و چند شرکت چنین خدماتی را ارائه می‌کنند و این خدمات عموماً شامل تلفن گویا، منشی مجازی و مرکز تماس مجازی است.

در این میان شرکت‌هایی که خدمات ارائه شده را به صورت ابری و آنلاین ارائه می‌کنند از محبوبیت بیشتری برخوردار هستند ، بدین ترتیب مشتری می‌تواند در هر لحظه‌ای سناریوی تماس خود را به صورت آنلاین تغییر دهد.

مزایای دفتر کار مجازی باعث شده‌است که حتی نمایندگان مجلس ایران هم از آن حمایت کنند و یک نماینده مجلس خواستار آن شده که تمام کسب و کارهای اینترنتی دفتر کار مجازی داشته باشند.[۲]

خدمات دفتر کار مجازی[ویرایش]

   سرویس منشی مجازی (Virtual Secretary)[ویرایش]

   همانطور که می‌دانید برای استخدام منشی در ابتدای امر باید یک دفتر کار حقیقی داشته باشید و سپس به سراغ استخدام منشی بروید که پروسه استخدام به خودی خود هزینه‌های زیادی دارد؛ و حتی بعد از استخدام نیز هزینه‌هایی همچون بیمه، پاداش، مزایا و … نیز بر دوش کسب و کارتان سنگینی خواهد کرد، برای جلوگیری از تمام این هزینه‌ها سرویس منشی مجازی که اپراتوری انسانی و حرفه‌ای است پاسخگوی تماسهایتان خواهد بود با این تفاوت که نه تنها نیازی به حضور فیزیکی ندارد که هزینه‌ی بسیار کمتری را نیز در پی دارد.

   مرکز تماس (Call Center)[ویرایش]

   مرکز تماس یکی از مهمترین بخشهای کسب و کار های در حال توسعه و بزرگ می‌باشد، اگر بخواهیم به تعریف آن بپردازیم می‌توان آن‌ را مرکز تماس نقطه مرکزی مدیریت ارتباط با مشتریان در سازمان دانست. دفتر کار مجازی می تواند برای شما بدون اینکه کسب و کارتان هزینه‌های زیادی را تقبل کند مرکز تماس فراهم سازد.

   تلفن گویا (IVR)[ویرایش]

   تلفن گویا یک فناوری مبتنی بر سانترال(مجموعه مخابراتی که خطوط شهری را در خود جمع‌آوری می‌کند و متناسب با نوع تنظیمات به کاربران امکانات می‌دهد) است که برای مدیریت تماس‌ها به کار می‌رود، متاسفانه برای داشتن تلفن گویا علاوه بر هزینه‌های اجاره دفتر و خرید خط تلفن، باید هزینه نصب و راه اندازی سانترال را نیز تقبل کنید و اگر روزی محل کسب و کارتان را عوض کنید درگیر هزینه‌های جدیدی نیز خواهید شد.

   شماره تلفن ابری (Virtual Number)[ویرایش]

   همانطور که می‌دانید سیستم تلفن ثابت محدود به مکان است و تنها در صورتی می‌توانید از آن استفاده کنید که در مکان مدنظر باشید، از آنجایی که این محدودیت با کسب و کار های امروزی همخوانی ندارد می‌توانید از سیستم شماره تلفن ابری استفاده نمایید که این سیستم قابلیت تماس همزمان با انبوهی از مشتریانتان را فراهم می‌کند.

دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهایی به کار می‌رود که تازه شکل گرفته اند؛ البته لازم به ذکر است گاها مشتریانی با حجم تماس انبوه که سعی بر برون سپاری تماس‌هایشان دارند نیز از این سرویس استفاده می‌کنند. همچنین ذکر این مطلب ضروری است که دفتر کار مجازی با “سوئیت‌های اداری” تفاوت‌های بسیاری دارد، از آن جهت که سوئیت اداری فضایی فیزیکی است که معمولا برای کنفرانس‌ها یا مذاکرات در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.

پانویس[ویرایش]

منابع[ویرایش]