دفتر خدماتی

Keypunching at Texas A&M

دفتر خدمات (انگلیسی: service bureau) شرکتی است که در مقابل پول، خدمات تخصصی به کسب‌وکارها و افراد ارائه می‌دهد. این واژه به‌طور گسترده برای شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات مختلف از جمله فناوری اطلاعات، چاپ، حسابداری، ترجمه، خدمات مدیریتی و بانکداری به کار می‌رود. دفترهای خدماتی معمولاً در مواقعی که یک کسب‌وکار نیاز به تخصص یا منابع خاصی دارد که در داخل سازمان موجود نیست، خدمات خود را ارائه می‌دهند. به‌عنوان مثال، یک شرکت ممکن است برای انجام پردازش داده‌های پیچیده یا ارائه خدمات چاپی به یک دفتر خدماتی مراجعه کند تا هزینه‌ها و زمان‌های لازم برای انجام این کار را کاهش دهد.

تاریخچه و تکامل

دفتر خدماتی به‌طور سنتی در زمینه‌های مختلفی نظیر چاپ، تایپ، و فکس فعالیت داشته‌اند، اما با پیشرفت‌های فناوری، دامنه فعالیت این دفاتر گسترش یافته و امروزه در حوزه‌های مختلفی مانند چاپ سه‌بعدی، پردازش ابری، و خدمات مدیریت اطلاعات به مشتریان خدمات ارائه می‌دهند. در اوایل دهه ۱۹۶۰، زمانی که فناوری کامپیوتر و پردازش داده‌ها در دسترس کسب‌وکارها قرار گرفت، دفترهای خدماتی توانستند اولین قدم‌های خود را در زمینه پردازش اطلاعات بردارند و به‌ویژه در پردازش داده‌های مالی و حسابداری به کسب‌وکارها کمک کنند.

در طول دهه‌های بعد، این دفاتر به‌ویژه در صنایع چاپ و تولید، نقش حیاتی ایفا کرده‌اند. در دهه ۲۰۰۰ با ظهور چاپگرهای سه‌بعدی و خدمات پردازش ابری، دفترهای خدماتی به‌عنوان ارائه‌دهندگان اصلی خدماتی مانند طراحی سه‌بعدی، چاپ سه‌بعدی، و خدمات ذخیره‌سازی و پردازش ابری شناخته شدند.

انواع خدمات دفتر خدماتی

دفتر خدماتی به مشتریان خدمات مختلفی را عرضه می‌کند که بسته به نیازهای خاص آن‌ها متفاوت است. این خدمات معمولاً شامل موارد زیر می‌شود:

1. خدمات فناوری اطلاعات

دفترهای خدماتی در حوزه فناوری اطلاعات می‌توانند خدماتی نظیر:

• پردازش داده‌ها: تحلیل داده‌ها، پردازش پایگاه‌های داده و ایجاد گزارش‌های آماری.
• خدمات ابری: ارائه خدمات ذخیره‌سازی ابری، امنیت داده‌ها و پردازش ابری.
• پشتیبانی فناوری اطلاعات: ارائه خدمات پشتیبانی و مشاوره در زمینه نرم‌افزار و سخت‌افزار.

2. خدمات چاپ و طراحی

یکی از محبوب‌ترین خدمات دفاتر خدماتی، ارائه خدمات چاپ و طراحی است که شامل:

• چاپ دیجیتال: چاپ اسناد، بروشورها، کارت‌های ویزیت و سایر مواد تبلیغاتی.
• چاپ سه‌بعدی: ارائه خدمات چاپ سه‌بعدی به کسب‌وکارها و طراحان برای تولید مدل‌های فیزیکی از طرح‌ها و ایده‌ها.
• طراحی گرافیکی: طراحی لوگوها، بسته‌بندی‌ها، و مواد تبلیغاتی.

3. خدمات حسابداری و مالی

دفترهای خدماتی در زمینه حسابداری و مالی به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا گزارش‌های مالی، فاکتورها، و سایر اسناد مالی را پردازش کنند. خدماتی نظیر:

• محاسبات مالی: انجام محاسبات مالی پیچیده.
• آماده‌سازی مالیات: آماده‌سازی گزارش‌های مالیاتی برای ارسال به مراجع دولتی.

4. خدمات ترجمه و زبان‌شناسی

دفاتر خدماتی همچنین خدمات ترجمه و زبان‌شناسی را ارائه می‌دهند که شامل:

• ترجمه متون: ترجمه اسناد قانونی، علمی، و فنی.
• خدمات ترجمه همزمان: ترجمه همزمان در همایش‌ها، کنفرانس‌ها و جلسات.

5. خدمات برون‌سپاری فرایندهای تجاری (BPO)

برون‌سپاری فرایندهای تجاری یکی دیگر از خدماتی است که دفاتر خدماتی به کسب‌وکارها ارائه می‌دهند. این خدمات شامل:

• خدمات مشتریان: ارائه پشتیبانی به مشتریان از طریق تلفن، ایمیل و چت آنلاین.
• مدیریت منابع انسانی: انجام امور مربوط به استخدام، پرداخت حقوق و مزایا و مدیریت منابع انسانی.

مزایای استفاده از دفتر خدماتی

استفاده از دفتر خدماتی می‌تواند مزایای زیادی برای کسب‌وکارها و افراد داشته باشد:

• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: شرکت‌ها می‌توانند از خدمات با کیفیت بالا بهره‌مند شوند بدون اینکه مجبور به استخدام پرسنل برای انجام این کارها باشند.
• دسترسی به تخصص: دفاتر خدماتی متخصصانی را برای انجام وظایف خاص در اختیار دارند که ممکن است در سازمان‌های داخلی وجود نداشته باشد.
• صرفه‌جویی در زمان: دفاتر خدماتی معمولاً فرآیندهایی سریع و کارآمد دارند که به کاهش زمان پردازش و ارائه خدمات کمک می‌کند.

چالش‌ها و محدودیت‌ها

در کنار مزایای استفاده از دفتر خدماتی، چالش‌هایی نیز وجود دارد:

• وابستگی به بیرون: شرکت‌ها ممکن است وابستگی زیادی به دفاتر خدماتی پیدا کنند که می‌تواند خطرات خاصی داشته باشد.
• مسائل امنیتی: هنگام برون‌سپاری داده‌ها به دفاتر خدماتی، نگرانی‌هایی در مورد امنیت داده‌ها و اطلاعات حساس ممکن است به وجود آید.
• کیفیت و کنترل: در برخی موارد، کیفیت خدمات ارائه‌شده ممکن است با انتظارات شرکت‌ها یا مشتریان تطابق نداشته باشد.

صنعت چاپ سه‌بعدی و دفاتر خدماتی

یکی از حوزه‌های نوظهور و پررونق که دفاتر خدماتی به آن وارد شده‌اند، صنعت چاپ سه‌بعدی است. در این صنعت، مشتریان می‌توانند به‌جای خرید دستگاه‌های چاپ سه‌بعدی، از خدمات دفاتر خدماتی برای تولید مدل‌های سه‌بعدی استفاده کنند. این به‌ویژه برای شرکت‌هایی که نیاز به چاپ قطعات پیچیده و سفارشی دارند، جذاب است.

طبق گزارشی که در سال ۲۰۱۵ منتشر شد، دفاتر خدماتی چاپ سه‌بعدی به مشتریان این امکان را می‌دهند که بر اساس نیاز خود تصمیم بگیرند آیا خرید دستگاه چاپگر سه‌بعدی برای آن‌ها مقرون به صرفه است یا بهتر است که از خدمات موجود استفاده کنند.

جستارهای وابسته

• برون‌سپاری فرایندهای تجاری
• دفتر خدمات کسب‌وکار
• رایانش همگانی
• رساننده خدمات
• اشتراک زمانی
• اجاره نرم‌افزار

منابع

• مشارکت‌کنندگان ویکی‌پدیا. «Service bureau». در دانشنامهٔ ویکی‌پدیای انگلیسی، بازبینی‌شده در ۲۶ فویه ۲۰۱۸.