دفترداری

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد

دفترداری ثبت رویدادهای مالی و بخشی از فرایند حسابداری در تجارت است.[۱] رویدادهای مالی شامل خرید، فروش، رسید و پرداخت‌های اشخاص حقیقی و اشخاص حقوقی است. چندین روش استاندارد دفترداری وجود دارد، از جمله سیستم‌های دفترداری یکطرفه و دو طرفه. در حالی که ممکن است این موارد به عنوان حسابداری «واقعی» تلقی شود، هر فرایند برای ثبت رویدادهای مالی یک فرایند حسابداری است.

دفترداری کار یک حسابدار (یا دفتردار) است که رویدادهای روزانه مالی یک تجارت را ثبت می‌کند. آنها معمولاً دفاتر روزانه را (که شامل سوابق فروش، خرید، دریافت و پرداخت) است، می‌نویسند و هر معامله مالی، اعم از نقدی یا اعتباری، را در دفتر روزنامه ثبت می‌کنند و به حساب‌های مربوط در دفتر کل انتقال می‌دهند. دفتر کل مجموعه ای از حساب‌های نقدی، فروشندگان، مشتریان و سایر حسابها می‌باشد. پس از آن، یک حسابدار می‌تواند گزارش‌های مالی را از اطلاعات ثبت شده توسط دفتردار ایجاد کند.

دفترداری عمدتاً به جنبه‌های ثبت سوابق حسابداری مالی اشاره دارد و شامل تهیه اسناد و منابع برای کلیه رویدادها، عملیات و سایر رویدادهای یک تجارت است. دفتردار حساب‌های دفتری را به مرحله تراز آزمایشی می‌رساند، حسابدار بر اساس تراز آزمایشی و دفاتر اقدام به تهیه صورت سود وزیان و ترازنامه و گزارش‌های مالی می‌نماید.

تاریخچه[ویرایش]

ریشه دفترداری هنوز در هاله ای از ابهام است، اما تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که روش‌های دفترداری از اوایل تاریخ زندگی شهرنشینی بشر در شهرها وجود داشته‌است. سوابق بابلی که با فلز روی تخته‌های سفالی نوشته شده‌است مربوط به ۲۶۰۰ قبل از میلاد مسیح است.[۲] در دوران استعماری آمریکا نوعی دفاتر چرکنویس وجود داشته که جهت مستندسازی رویدادهای روزانه رسیدها و مخارج مورد استفاده قرار گرفته‌است. ثبت‌های انجام شده دارای ترتیب زمانی و فقط برای استفاده موقت انجام شده‌اند. رویدادها به صورت روزانه ثبت و جهت متعادل سازی حساب‌ها و ایجاد یک دفتر دائمی به یک دفتر روزانه یا دفتر کل انتقال می‌یافتند. پس از انتقال به دفاتر دایمی دفاتر چرکنویس را دور می‌انداختند، از این رو به چرکنویس مشهور بودند.[۳]

فرایند دفترداری[ویرایش]

فرایند دفترداری در ابتدا عبارت است از ثبت اثرات ناشی از رویدادهای مالی. تاخیر زمانی ناشی از ثبت یک رویداد مالی و انتقال آن به حساب‌های مربوط، مهمترین تفاوت بین یک سیستم دفترداری سنتی و یک سیستم حسابداری الکترونیکی است. این تأخیر که در سیستم های حسابداری الکترونیکی به دلیل ارسال تقریباً لحظه ای به حساب های مربوط وجود ندارد، مشخصه سیستم های دفترداری دستی و یا سنتی است، که منجر به ایجاد دفاتر کل حساب ها(حساب کل نقدی، حساب کل خرید، حساب کل فروش و غیره)برای مستند سازی سریع می شود. در روال عادی تجارت به ازای هر رویداد که اثر مالی داشته باشد، یک سند یا مدرک ساخته می‌شود. به عنوان نمونه فروش و خرید معمولاً دارای فاکتور یا رسید است، هنگام واریز وجه به حساب بانکی، فیش واریزی صادر میگردد و همچنین از چک به عنوان یک وسیله پرداخت از طریق حساب‌های بانکی استفاده می‌شود. دفترداری در ابتدا شامل ثبت جزئیات همه این اسناد در دفاتر روزنامه چند ستونی است که درواقع هر یک از ستون‌های این دفتر را یک حساب کل تشکیل می‌دهد. به عنوان مثال، کلیه فروش‌های نسیه در دفتر کل فروش ثبت می‌شود. کلیه پرداخت های نقدی در دفترکل پرداخت نقدی ثبت می شود. هر ستون در یک دفتر به طور معمول با یک حساب کل مطابقت دارد. در سیستم دفترداری یکطرفه، هر رویداد فقط یک بار ثبت می شود. بیشتر افرادی که هر ماه دفترچه چک حساب بانکی خود را کنترل و موازنه میکنند، از چنین سیستمی استفاده می کنند و بیشتر نرم‌افزارهای مالی شخصی از این رویکرد پیروی میکنند.

پس از یک دوره معین، به طور معمول یک ماه، هر ستون در هر حساب کل جمع می شود تا خلاصه ای برای آن دوره ارائه دهد. در صورت استفاده از سیستم دفترداری دو طرفه، در ابتدا رویدادهای مالی روزانه و بترتیب وقوع در دفتر روزنامه ثبت و سپس به حساب‌های کل مربوط در دفتر کل انتقال می یابند. به عنوان مثال، در مقابل کلیه مبالغ ثبت شده در حساب کل فروش، عیناً در بدهکار حساب کل مشتریان نیز ثبت متقابل انجام گردیده است و نشانگر آن است که چه مبلغی از بابت انجام فروش‌های نسیه از مشتریان طلب داریم. همچنین جمع حساب کل فروش نشانگر مجموع درآمد ما در طی دوره مالی است. به این فرایند انتقال ثبت های انجام شده از دفتر روزنامه به دفتر کل گفته می‌شود. پس از اتمام مراحل انتقال، جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار حسابها انجام و به اصطلاح مانده گیری از حساب‌های کل انجام می‌گردد. این روش مانده گیری حسابها با استفاده از قالب T تحت تعادل قرار می گیرند و این فقط یک فرایند برای رسیدن به مانده حساب است.

جهت حصول اطمینان از اینکه روند انتقال به درستی انجام شده است، یک سند کاری به نام تراز آزمایشی تهیه می شود. تراز آزمایشی در ساده ترین شکل، یک لیست سه ستونی است. ستون یک نام آن دسته از حسابها را در دفترکل دارد که مانده غیر صفر دارند. اگر یک حساب دارای مانده بدهکار باشد، مبلغ مانده در ستون دوم (ستون بدهکار) ثبت می شود. اگر یک حساب دارای مانده بستانکار باشد، مبلغ در ستون سوم (ستون بستانکار) ثبت می شود. سپس ستون بدهکار جمع می شود و در ادامه ستون بستانکار جمع می شود. جمع دو مبلغ ستونهای بدهکار و بستانکار باید موازنه باشند. این موضوع اتفاقی نیست، زیرا طبق روش نگهداری دفترداری دوطرفه، هر زمان که مبالغ حساب‌های با مانده بدهکار انتقال می یابند در مقابل مبالغ حساب‌های با مانده بستانکار نیز منتقل می‌شوند. اگر این دو مبلغ با هم موازنه نباشند، خطایی در ثبت حساب‌های کل و یا در حین انتقال صورت گرفته است. در صورت وجود هر گونه اشتباه میبایستی مجدداً نسبت به کنترل مراحل انتقال انجام شده اقدام و پس از کشف خطای صورت گرفته اصلاح لازم انجام شود و کل ستون بدهکار و ستون بستانکار مجدداً محاسبه شود تا قبل از هرگونه پردازش بیشتر، موازنه حسابها انجام پذیرد.

پس از تراز حساب ها، حسابدار تعدیل را انجام می دهد و مبلغ مانده برخی از حساب ها را تغییر می دهد. این تعدیل حسابها باید همچنان از روش نگهداری دفاتر دوطرفه پیروی کند، به عنوان مثال، حساب موجودی کالا و حساب دارایی ممکن است تغییر یابد تا آنها را با مانده واقعی شمارش شده در طول موجودی برداری عینی و یا انبارگردانی مطابقت دهد. در عین حال، حساب هزینه مربوط به استفاده از موجودی کالا ثبت و متقابل آن به همان میزان از موجودی کالا معادل همان مبلغ مورد تعدیل قرار می‌گیرد. تعدیل دیگری مانند انتقال هزینه استهلاک داراییها و پیش پرداخت‌های منقضی شده نیز در این زمان انجام می شود. نتیجه این تعدیلات منجر به ایجاد لیستی به نام ترازنامه آزمایشی تعدیل شده می شود. از حساب های موجود در این لیست یعنی تراز آزمایشی تعدیل شده، و مانده های بدهکار یا بستانکار موجود در آن برای تهیه صورت های مالی استفاده می شود.

سرانجام صورتهای مالی از تراز آزمایشی استخراج می گردد که شامل موارد زیر است:

صورتحساب درآمد، همچنین با عنوان صورتحساب نتایج مالی، حساب سود و زیان معروف است.

ترازنامه، همچنین به عنوان صورت وضعیت مالی شناخته می شود.

صورت جریان نقدی.

صورت حساب تغییرات در حقوق صاحبان سهام نیز به عنوان پیوست حساب سود وزیان انباشته شناخته شده است. روشهای ثبت

روش‌های ثبت دفترداری[ویرایش]

روش دفترداری یکطرفه: ریشه اصلی دفترداری به روش دفترداری یکطرفه، دفتر نقدی است که چیزی شبیه ثبت یک دفترچه چک(که در بریتانیا آن را دفتر چک یا حسابجاری می‌نامند)است، با اختلاف اینکه تمام ثبت ها در بین چندین دسته از حساب های درآمد و هزینه اختصاص می یابد. در این روش سوابق جداگانه ای برای حساب‌های وجوه نقدی، حساب های پرداختنی و دریافتنی و سایر رویدادهای مالی مرتبط مانند موجودی کالا و هزینه های سفر نگهداری می شود. امروزه توصیه می‌شود که برای صرفه جویی در وقت و جلوگیری از اشتباهات محاسبات دستی در دفترداری یکطرفه، عملیات دفترداری را با استفاده از نرم‌افزارهای دفترداری انجام دهید.

روش دفترداری دوطرفه: یک روش دفترداری دوطرفه، مجموعه ای از روشها برای ثبت اطلاعات مالی در یک سیستم حسابداری مالی است که در آن آثار ناشی از هر معامله یا رویدادی حداقل باعث ایجاد تغییر در دو حساب کل میگردد.

دفتر روزنامه[ویرایش]

دفتر روزنامه، نشان دهنده شرح حال و زمان وقوع رویدادهای مالی روزانه میباشد. همچنین بعنوان دفتر ثبت اصلی نیز نامیده می‌شود. جزئیات دفتر روزنامه باید بصورت رسمی و با اطلاعات کامل ثبت تا امکان انتقال به دفاتر کل فراهم شود. بطور کلی دفاتر روزنامه به دفتر روزنامه اختصاصی و دفتر روزنامه عمومی نامگذاری شده است.

دفاتر روزنامه اختصاصی شامل موارد زیر است:

دفتر روزنامه فروش ، برای ثبت فاکتورهای فروش.

دفتر روزنامه فروش نسیه، برای ثبت جزئیات اطلاعات فروش‌های نسیه.

دفتر روزنامه خرید، برای ثبت فاکتورهای خرید.

دفتر روزنامه خرید نسیه، برای ثبت اطلاعات خریدهای نسیه.

دفتر روزنامه نقدی، که معمولاً به عنوان دفتر نقدی شناخته می شود، برای ثبت تمام پولهای دریافتی و کلیه پولهای پرداخت شده است و ممکن است به دو دفتر روزنامه تقسیم شود: دفتر روزنامه دریافتها که هر مبلغ دریافتی را ثبت می کند، و دفتر روزنامه پرداختها که هر مبلغ پرداختی را ثبت میکند.

دفتر روزنامه عمومی، برای ثبت رویدادهای مالی بصورت عمومی.

دفتر تنخواه گردان[ویرایش]

دفتر تنخواه گردان جهت ثبت و نگهداری سابقه ای از خریدهای نقدی جزئی و قبل از انتقال آنها به دفاتر اصلی استفاده می‌گردد و توسط یک مسئول صندوق یا کمک صندوقدار نگهداری می شود. نگهداری این نوع از دفترهای نقدی معمولاً از روش علی الحساب یا مساعده استفاده می‌شود و طی آن مبلغ مشخصی توسط صندوقدار ارشد در اختیار مسئول تنخواه گردان قرار می‌گیرد. این وجه نقد برای مخارج جزئی از جمله پذیرایی و مهمان نوازی، خرید لوازم التحریر جزئی، هزینه های پستی موردی و غیره تأمین می شود و به صورت دوره ای، صورت هزینه‌های تنخواه گردان به صندوق دار ارشد ارائه و مبلغ تنخواه تسویه می‌گردد. همچنین مانده حساب تنخواه گردان در زمره دارایی های جاری طبقه بندی می‌گردد.

منابع[ویرایش]

  1. "Bookkeeping - Wikipedia". en.m.wikipedia.org. Retrieved 2020-07-16.
  2. Chisholm, Hugh, ed. (1911). "Book-Keeping". Encyclopædia Britannica. 4 (11th ed.). Cambridge University Press. p. 225.
  3. "Pittsburgh Waste Book and Fort Pitt Trading Post Papers". Guides to Archives and Manuscript Collections at the University of Pittsburgh Library System. Retrieved 2015-09-04.

پیوند به بیرون[ویرایش]