دفتر اسناد رسمی (ایران)

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو
لوگوی کاتب بالعدل اثر داوود فرشباف رواسانی استاد و مدرس انجمن خوشنویسان تهران
Official registry-nishapur.jpg

دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی[۱] برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قراردادها[۲] و ثبت رسمی اسناد در ایران است. هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است ولی بصورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی بعنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌است. سردفتر در راس این نهاد شخصاً دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد نقش حساسی در جلوگیری از وقوع نزاعهای بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد. کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائیهای خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر کارهای این نهاد است.[۳]
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن که در عین حال در نوع خود مترقی بوده، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند،[۴] واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌است.

خاستگاه[ویرایش]

محضرداری در ایران دارای جایگاهی فقهی است و بر اساس ادله فقه اسلامی و به ویژه فقه شیعه کتابت حجیت داشته و آیه ۲۸۲ سوره بقره موسوم آیه تداین به صراحت اشاره به شغل محضرداری دارد.[۲] هرچند باستناد قاعده «إنّما یحلّل الکلام و یحرّم الکلام» اهمیت کتابت مورد چالش قرار گرفته شده است و طبق این روایت فقط کلام موجب تحلیل و تحریم است و تا کلامی نباشد بیع، نقل و انتقال، تحلیل و یا تحریمی صورت نمی‌پذیرد ولی این در حالی که است که در نص آیات قرآن بر کتابت تأکید فراوان شده است.[۲]

پیشینه[ویرایش]

قانون محاضر شرعیه و حکام صلحیه در ۴۶ ماده در ۲۱ رجب ۱۳۲۹ قمری مطابق با ۲۴ مرداد ۱۲۹۰ شمسی و پس از تصویب قانون اساسی مشروطه و تشکیل مجلس شورای ملی، به تصویب کمیسیون قوانین عدلیه مجلس وقت رسید.[۵] طبق ماده ۳ این قانون هر محضر عبارت بود از یک نفر مجتهد جامع‌الشرایط که حاکم محضر نامیده می‌شد به همراه دو نفر معاون قریب الاجتهاد.[۶]

بعدها مرحوم علی‌اکبر داور قانون ثبت اسناد و قانون ثبت املاک را به تصویب رسانید و «محاضر رسمی» جانشین «محاضر شرعی» گردید.

تشکیلات[ویرایش]

اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود. هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و دفتریار آن نامیده می‌شود می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و بموجب ابلاغ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک ایران وبا اختیارات تفویض شده از طرف رئیس قوه قضائیه ایران و برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی منصوب می‌شود.[۷]

انواع مسئولیتها در دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازاتهای انتظامی را برمی‌شمرد که ۵ درجه شامل ۱-توبیخ با درج در پرونده، ۲- جریمه‌های نقدی، ۳و۴- انواع انفصال موقت و ۵- انفصال دائم می‌باشد و طبق ماده ۲۹ آئین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده‌است.
۲-مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش بینی گردیده‌است؛ و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و بمجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید. قانون مجازات اسلامی در مواد ۵۲۳ الی ۵۴۲ به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
۳-مسئولیت مدنی: هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.[۸] سردفتران ودفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.[۹]

نظارت بر دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان‌ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران به طور مرتب بازرسی می‌شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت‌ها در بین تمامی دستگاه‌ها بر این صنف اعمال می‌شود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می‌توانند انجام قانونی امور و رسید هزینه‌های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند.[۱۰] اگرچه که محضرداران از مسولیت سنگین اسناد تنظیمی و پاسخگو بودن در برابر کلیه مراجع قضایی برای اسناد بشدت دلگیرند با این وجود برخی از دفاتر برای جذب درآمد تخلفات را انجام می‌دهند.[۱۱]

دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم[ویرایش]

دفاتر اسناد رسمی علی‌رغم رقابت صنفی شدیدی که بایکدیگر دارند، در جلب اعتماد مردم تا حدودی موفق بوده‌اند.[۱۲] بسیاری از سردفتران دارای تحصیلات عالیه و عضو هیئت علمی دانشگاه‌های ایران بوده و تالیفات و مقالات زیادی دارند.[۱۲] اعتمادی که حاکمیت ایران به دفاتر اسناد رسمی دارد، به دلیل اعتماد مردم در طول سال‌های متمادی به این دفاتر بوده است.[۱۲] برخی از مردم تصور می‌کنند که در دفترخانه خیالشان از هر نظر راحت خواهد بود و حتی برای حل مسائلی که مربوط به دفاتر اسناد رسمی نیست، مثل مسائل خانوادگی، سردفتران را امین و مشاور خود می‌دانند.[۱۲]

آماری برای اینکه چه میزان از اختلافات مردم در دفاتر اسناد رسمی حل می‌شود وجود ندارد، زیرا سردفتر نه آن را ثبت می‌کند و نه حق‌الزحمه‌ای برای انجامش می‌گیرد.[۱۲] دشتی اردکانی معتقد است، به خاطر امانتداری دفاتر است که مردم به آن‌ها مراجعه می‌کنند. او مدعی است که هر دفترخانه در ایران در هر ماه حداقل یک اختلاف را حل می‌کند و نمی‌گذارد به محاکم قضایی برسد.[۱۲]

امنیت حقوقی در حوزه سند رسمی بر دو محور استوار است: ۱- حمایت‌های قانونی از اسناد رسمی و ۲- استحکام فنی و علمی اسناد رسمی. این حمایت‌ها در قوانین مختلفی از جمله قانون مدنی، قانون ثبت اسناد و املاک، قانون اجرای احکام مدنی به وضوح دیده می‌شوند.[۱۳]

به دلیل اعتمادی که نسبت به دفاتر اسناد رسمی وجود آمده‌است، گاهی مشاهده می‌شود که مردم در دفتر اسناد رسمی و با در خواست خودشان، اسناد را نخوانده و حتی سفید و ننوشته، امضا می‌نمایند. بگفته محسنی‌اژه‌ای مردم تنها برای امضاء به محل دفترخانه مراجعه می‌کنند ولی باید آنقدر فرهنگ‌سازی شود که مردم تمامی اسناد خود را قبل از امضاء و تحویل بخوانند.[۱۴]

گزینش سردفتران[ویرایش]

نوشتار اصلی: سردفتر

شرایط و نحوه گزینش سردفتران اسناد رسمی در قوانین حاکم در زمان حکومت دودمان پهلوی بگونه‌ای بود که برای تحصیلات دانشگاهی، تجربه کاری و خصوصاً برای تحصیلات حوزوی اعتبار قائل شده بودند. افرادی که می‌خواستند خود را کاندیدای شغل سردفتری نمایند باید دارای گواهی اجتهاد و یا حداقل تحصیلات دانشگاهی یعنی مدرک لیسانس آن زمان در رشته حقوق قضایی را دارا باشند و در صورت دارا نبودن شرایط فوق باید سابقه سالها معاونت در دفاتر اسناد رسمی را داشته باشند که این قوانین هنوز هم در حکومت فعلی ایران در حال اجرا می‌باشد. در شرایطی که در اثر بازنشستگی یک سردفتر جانشین سردفتر دیگری می‌شود معمولاً سردفتر جایگزین با مشاوره و پیشنهاد سردفتر قدیمی که در شرف بازنشستگی است یا با پیشنهاد ورثه سردفتر متوفی پس از جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران و موافقت قوه قضاییه نصب می‌شود.

مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

۱- احراز هویت.
۲- احراز اهلیت.
۳- احراز اصالت و اعتبار مستندات سند.
۴- احراز انجام مقررات قانونی و انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی تنظیم سند.
۵- وصول حق‌التحریر، حق‌الثبت و سایر حقوق دولتی.
۶- تنظیم اوراق سند و تأیید آن توسط متعاملین.
۷- ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط متعاملین.
۸- تأیید صحت ثبت و هویت متعاملین با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند.
۹-امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند.

موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی[ویرایش]

در کشور ایران موانع ایجادشده بر سر راه تنظیم سندرسمی موجب رویگردانی مردم از تنظیم اسنادرسمی شده است. این مشکلات زمینه‌ساز دعوی و باعث افزایش حضور مردم در محاکم و مراجع قضایی است.[۱۵]

برای تنظیم رسمی اسناد استعلامات متعددی نیاز است. بگفته موسی قربانی معاون قضایی دیوان عدالت اداری از جمله دلایلی که مانع مراجعه مردم برای تنظیم اسناد بصورت رسمی در دفترخانه‌ها می‌شود، این است که دولت اسناد رسمی را به عنوان وسیله‌ای برای وصول مطالبات خود قرار می‌دهد. یکی از مطالبی که بعنوان مانع در کتابت معاملات مردم مطرح هست تبدیل شدن سند رسمی برای دولت به «سر گردنه» است؛ یعنی به فردی که می‌خواهد سندش را منتقل کند می‌گویند برو از دارایی و ادارات دیگر برگه بگیر. در واقع دولت زورش نمی‌رسد مطالبات خود را وصول کند و سرگردنه را می‌گیرد. بنظر موسی قربانی دولت اسناد رسمی را بعنوان راهکاری برای جبران بی عرضگی دستگاه‌های دیگر قرار داده است.[۱۶]

مجلس شورای اسلامی در سال ۱۳۸۵ قانونی را تصویب کرده بود که اخذ استعلام‌های متعدد و غیرضروری را منتفی می‌ساخت.[۱۵]

وجوهی که در دفاتر اسناد رسمی وصول می‌شود[ویرایش]

۱-حق‌التحریر طبق تعرفه مقرر وزارت دادگستری.
۲-حق‌الثبت به مآخذ ماده ۱۲۳ قانون اصلاحی قانون ثبت. ۴۲ درصد از درآمد حق‌الثبتی که دفاتر اسناد برای سازمان ثبت وصول می‌کنند به موجب قانون متعلق به جمعیت هلال احمر و هشت درصد آن متعلق به شهرداری‌ها است.[۱۷]
۳-مالیات و حق تمبر برابر مقررات مالیاتی.
۴-سایر وجوهی که طبق قوانین وصول آن به عهده دفترخانه محول است.[۱۸]
۵- هزینه صدور سند الکترونیکی و مالیات بر ارزش افزوده[نیازمند منبع]

تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی[ویرایش]

بگفته مهدی انجم شعاع معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در مورخ ۲۳/۱۱/۹۱ در گفتگو با ایرنا مطرح شد، آماری از حیث فراوانی تخلفات دفاتر در اختیار سازمان ثبت نمی‌باشد.[۱۹]

۱- تخلفات به ضرر مراجعین: شایع‌ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی اخذ حق‌التحریر اضافی از مشتریان می‌باشد.[۱۹]

۲- تخلفات به ضرر دولت: در حین تنظیم سند رسمی، سردفتر باید مدارکی را برای جلب موافقت از ادارات ذی‌ربط استعلام و از طرفین دریافت کند اگر این کار انجام نشود، تخلف رخ داده است. کوتاهی در وصول حقوق دولتی نظیر مالیات نقل و انتقال خودرو و حق‌الثبت نیز می‌تواند یکی از تخلفات احتمالی در دفاتر اسناد رسمی باشد.[۱۹]

۳- مفاسد مخل نظم معاملات: این گونه تخلفات علاوه بر اینکه ممکن است باعث ورود خسارت به طرفین معامله شود می‌تواند بهداشت حقوقی جامعه را نیز تهدید نماید.
تخلفاتی مانند تنظیم سند بدون حضور اشخاصی که قانوناً باید هنگام تنظیم سند حضور داشته باشند، طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته می‌شود که معمولاً برای آنها مجازات کیفری نیز در نظر گرفته می‌شود.[۱۹]

جستارهای وابسته[ویرایش]

قوه قضائیه ایران
سازمان ثبت اسناد و املاک ایران
کانون سردفتران و دفتریاران
دفتر اسناد رسمی
سردفتر
دفتریار
دفتر ازدواج و طلاق
سند سفید امضا
۶ دی

منابع[ویرایش]

  1. اسلام پدیا
  2. ۲٫۰ ۲٫۱ ۲٫۲ محمدجواد فاضل لنکرانی. «وظیفه سردفتران و دفتریاران محاضر رسمی تبیین عقود اسلامی برای مردم است». خبرگزاری رسا، ۱۳۹۵/۱۰/۶. 
  3. توسعه قضائی در ثبت اسناد سایت مؤسسه فرهنگی و اطلاع‌رسانی تبیان
  4. برنامه عملیاتی ۱۳۸۵ سازمان اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران
  5. سید مهدی حجتی. «مروری بر نحوه تشکیل کانون وکلا در ایران». پایگاه خبری آفتاب آنلاین، شنبه ۲۴ آبان ۱۳۹۳. 
  6. «قانون محاضر شرعیه و حکام صلحیه». مرکز پژوهشهای مجلس شورای اسلامی. 
  7. ماده ۲ و ۳ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب۲۵/۴/۱۳۵۴)
  8. ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۶ اسفند ماه ۱۳۱۰
  9. ماده ۲۲ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب۲۵/۴/۱۳۵۴)
  10. برای انجام معاملات نقل و انتقال خودرو کدام یک ارجح‌ترند دفترخانه‌ها یا نیروی انتظامی؟ پایگاه خبری تحلیلی صنعت حمل و نقل (تین نیوز)
  11. پارسینه. «دفترخانه‌ها بیشتر از بقالی ها!». پارسینه، ۱۵ آذر ۱۳۹۲. 
  12. ۱۲٫۰ ۱۲٫۱ ۱۲٫۲ ۱۲٫۳ ۱۲٫۴ ۱۲٫۵ حوزه حقوقی قضایی باشگاه خبرنگاران. «حل و فصل ماهانه ۱۰۰ هزار اختلاف در دفاتر اسناد رسمی». باشگاه خبرنگاران جوان، ۰۶ اسفند ۱۳۹۳–۱۱:۵۶. 
  13. «تشدید برخورد قضایی با مسئولان متخلف در زمینه ساخت‌وساز غیرمجاز». خبرگزاری دانشجویان ایران «ایسنا»، ۱۳ دی ماه ۱۳۹۵. 
  14. خبرگزاری تسنیم. «عملکرد این دوره از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مناسب است». تسنیم، ۲۱ مرداد ۱۳۹۴. 
  15. ۱۵٫۰ ۱۵٫۱ «مشکلات تنظیم اسناد رسمی اجاره در دفترخانه‌ها مرتفع شد». خبرگزاری دانشجویان ایران (ایسنا)، ۱۷ اردیبهشت ۱۳۹۲. 
  16. موسی قربانی. «هزینه ثبت سند در دفترخانه‌ها کم شود؛ مشاوران املاک حق تنظیم سند ندارند». جامعه خبر. 
  17. «پشت پرده اختلاف در مورد تنظیم سند مالکیت خودرو چیست؟». خبرگزاری دانشجویان ایران «ایسنا»، ۲۴ دی ۱۳۹۲. 
  18. ماده ۵۰ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب۲۵/۴/۱۳۵۴)
  19. ۱۹٫۰ ۱۹٫۱ ۱۹٫۲ ۱۹٫۳ دریافت حق‌التحریر اضافی، شایع‌ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی است خبرگزاری جمهوری اسلامی ایرنا

پیوند به بیرون[ویرایش]