مدیریت کتابخانه

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
(تغییرمسیر از خدمات تحویل مدرک)
پرش به: ناوبری، جستجو

مدیریت راهبردی در کتابخانه استفاده از مدیریت راهبردی برای اداره کتابخانه است.

در دنیای امروز سازمان‌ها با رقابت جدید، تغییر فناوری، تلفیق و فراهم آوری مشترک مواد، تغییر انتظارات مشتری و ناپایداری اقتصادی مواجه‌اند. تغییرات فنی برتمام جنبه‌های کار، از سیستم‌های مالی تا منابع انسانی و سیستم‌های دانش پایه تأثیر گذارند. امروزه با روش‌های مؤثر مدیریت، توانایی و گستره روش‌های مدیریتی، تجزیه و انحلال مشاغل، رویکرد عمل گرایی در سازمان، گرایش به ارتباطات شفاهی و غیررسمی در سازمان‌ها پیامدهای طبیعی آتی مشاغل، گرایش سازمان‌ها به کنترل غیرمحسوس و بسیاری عوامل دیگر باعث اجتناب ناپذیری استفاده از مدیریت راهبردی شده است[۱] در محیط خارج هم سازمان‌ها با چالش استفاده کنندگان مواجه‌اند که می‌خواهند هر چیزی را سفارشی کنند و همه چیز را درحداقل زمان می‌خواهند و همچنین برآورده کردن درخواست‌هایی که دائم درحال تغییر هستند هم موجب وخیم‌تر شدن چالش‌های برنامه‌ریزی و سازماندهی کار برای حداکثر کارایی و سودمندی شده است. کتابخانه‌ها هم از چنین فشارهایی درامان نیستند ولازم است مدیران کتابخانه چگونگی تأثیرگذاری این نیروها را بر سازمان‌های خویش دریابند.[۲]

کتابخانه و مدیریت راهبردی[ویرایش]

مدیریت کتابخانه به همان مهارت‌های بنیادینی نیاز دارد که مدیریت هر نوع سازمان دیگری.[۳] اما در این حال ابعاد ویژه کتابخانه همچون غیرانتفاعی بودن، نوع خدمات و گرایش آموزشی و پرورشی کتابخانه، وابستگی به سازمان بزرگتر یا مادر و ارتباط آن با سایر سازمان‌ها و ساختارهای اجتماعی دیگر اموری است که نوع توجه به مدیریت این نوع از سازمان و برنامه راهبردی متناسب با کارکردهای آن را متمایز می‌کند[۳] افزایش نا اطمینانی[۴] و در هم تنیدگی امور در دنیای امروزی باعث شده سازمان‌های غیرانتفاعی و عمومی نظیر کتابخانه‌ها به فکر تدابیری راهبردی برای اداره امور و ماندن در شرایط رقابتی کنونی شوند. برای هماهنگی با این شرایط برایسون پاسخی چهار لایه را تبیین می‌کند[۵]

  1. به طرزی بی‌سابقه سازمان باید راهبردی بیندیشد، عمل کند، و بیاموزد.
  2. برای سازگاری با شرایط متغیر باید سازمان بینش‌های موجود را به راهبردهایی مؤثر ترجمه کند
  3. ایجاد پایه‌های فکری لازم برای اتخاذ و اجرای اقدامات اساسی راهبردی
  4. تشکیل ائتلافاتی که اندازه و توانایی لازم برای اتخاذ راهبردهای دلخواه را داشته و بتواند ضمانت اجرایی لازم را تأمین نماید.

راهبرد، برنامه‌ریزی راهبردی و مدیریت راهبردی در سازمان‌های مختلف و از جمله کتابخانه‌ها بکار گرفته شده است. راهبرد را می‌توان طرحی از مقاصد، سیاست‌ها، برنامه‌ها، اقدامات و تصمیماتی دانست که بیان می‌کند یک سازمان چیست، چه وظایفی دارد، در چه شرایطی قرار گرفته است، چه کار می‌کند و به چه سمتی حرکت می‌کند.[۶] برنامه‌ریزی راهبردی نشان می‌دهد که سازمان چگونه باید رشد کند، چگونه مشتریان را راضی کنند، بر فشار رقبا غلبه پیدا کنند، به شرایط متغیر بازار جواب دهند، سازمان را اداره و توانمندی‌های سازمانی مورد نیاز را به گونه‌ای به وجود آورند که با مقاصد و موقعیت سازمان هم خوانی داشته باشد.[۶] برنامه‌ریزی برای مدیران کتابخانه‌ها و خدمات اطلاعاتی به یک مشغله ذهنی مهم تبدیل شده است. شرایط اقتصادی فعلی، بیشتر کتابخانه‌های بخش عمومی را تحت فشار قرار داده است و خیلی از واحدهای اطلاعاتی در تجارت و صنعت برای توجیه وجود خود تلاش می‌کنند. تعداد کمی از کتابدارها در حوزه‌های برنامه‌ریزی آموزش رسمی دیده‌اند یا پیش از اینکه به چنین کارهایی اقدام کنند فرصتی برای توسعه مهارتها در مدیریت استراتژیک نداشته‌اند.

کلیات برنامه رهبردی برای یک کتابخانه[ویرایش]

یک برنامه راهبردی مناسب برای کتابخانه شامل موارد زیر است:[۶]

  • یک عبارت مأموریت موجز و قابل فهم
  • تمرکز روشن بر اینکه به مشتریان خاص چگونه خدمت شود
  • چشم‌اندازی از آینده
  • عبارت روشنی از طرح‌های راهبردی که کتابخانه اجرا خواهد کرد
  • مقاصد خواصی که طرح‌هایی راهبردی را پشتیبانی خواهند کرد
  • ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی که پیاده کردن راهبرد برگزیده ر پشتیبانی خواهند کرد
  • انتخاب معیارهای خاصی برای سنجش عملکرد که تصمیم گیرندگان را از میزان پیشرفت حاصله برای دستیابی به چشم‌انداز مطلع خواهند کرد.

مفاهیم اصلی برنامه‌ریزی برای یک کتابخانه در زیر نشان داده شده است.

مأموریت: علت وجودی ما چیست
ارزش‌ها: باورهای اساسی شکل دهنده کتابخانه
چشم‌انداز: تصویر کلامی آینده کتابخانه
توجه راهبردی: وجه تمایز کتابخانه از سایر رقبا
عوامل حیاتی موفقیت: شناسایی آنچه که برای کارکرد کتابخانه مهم است و ضرورت دارد

لزوم داشتن برنامه‌ریزی راهبردی در کتابخانه‌ها[ویرایش]

گذشته از منافعی که برنامه‌ریزی راهبردی برای کتابخانه به همراه خواهد داشت، شرایطی در محیط بیرونی و درونی کتابخانه‌ها در جریان است که لزوم داشتن چنین برنامه‌ای را تقویت می‌کند.[۶] برخی از مهمترین دلایل داشتن برنامه راهبردی در ذیل آمده است:

رقابت[ویرایش]

کتابخانه‌ها از منابع متعددی بامسئله رقابت مواجه هستند که آشکارترین آن اینترنت و شبکه جهانی وب است. امروز دانشجویان، استفاده کنندگان وکارکنان شرکت‌ها تمایل دارند که خود در اینترنت به جستجوی اطلاعات بپردازند تا از یک کتابدار بخواهند. رقابت، کتابداران را به سمت بازاریابی[۷] سوق می‌دهد، کسانی که می‌بایست بیاموزند که چگونه تبلیغ کنند و برای خدماتشان بازاریابی کنند. کتابخانه‌ها دیگر نمی‌توانند عقب بنشینند و به سادگی تصور کنند که همه می‌دانند چه کتابخانه‌ای می‌تواند به جامعه کمک کند. بجای آن، لازم است که کتابداران طرح‌هایی بریزند که بیان کنند چرا هنوز وجود کتابخانه‌ها لازم و ضروری است نقش حیاتی آن‌ها در دنیای مملو از اطلاعات امروز چیست.[۲]

تغییر فناوری[ویرایش]

یکی از راه‌های حفظ حیات در کتابخانه‌های امروز تغییر فناوری است. تغییر مفهومی اساسی در سازمان‌ها است و حتی به صورت‌هایی غیرقابل پیش بینی هم در ستون فقرات سازمان تأثیرگذار است و حتی گاه طبیعتی مخرب و مخاطره آمیز هم دارد.[۵] با این حال کتابداران می‌بایست ریسک پذیری بالایی داشته و برای بالا بردن توان تقابل با تغییرات شگرف اجتماعی و فناورانانه سعی کنند فناوری‌های جدید را بکار گیرند.[۲] اگر چنانچه کتابخانه‌ای بخواهد برای مراجعه کننده‌اش زنده باشد، می‌بایست در جستجوی راه‌هایی باشد که بتواند روز آمدسازی کند. تغییرات در فناوری نیز بر ساختارهای سازمانی داخلی اثر گذار است. تکنولوژی بر نحوة تصمیم‌گیری نیز مؤثر است.

ادغام[ویرایش]

ممکن است برخی کتابخانه‌ها ادغام را به عنوان امری اساسی در محیط کتابخانه تلقی نکنند، اما در بسیاری از دانشگاه‌ها و سازمان‌های بزرگ کتابخانه‌های اقماری و دانشکده‌ای در حال ادغام شدن هستند. در برخی دانشگاه‌ها، کتابخانه‌های دانشگاهی شعبه‌های اقماری خود را تعطیل کرده و به عوض مجموعه‌های فیزیکی، در حال احداث کتابخانه‌های مجازی برای خدمت به جوامع پراکنده هستند.[۲] در شرایط اقتصادی کنونی ممکن است ادغام باعث صرفه جویی در منابع و همچنین تمرکز در مدیریت و افزایش راندمان و نظارت بر سازمان کتابخانه شود.

تغییرات مداوم در انتظارات مشتریان[ویرایش]

کتابخانه‌ها خوب می‌دانند که انتظارات مشتریان آنها تغییر کرده است. این مشتریان خواستار دسترسی به محیط گسترده‌ای از منابع اطلاعاتی و نیز خدماتی در زمان مناسب حالشان هستند. کتابخانه‌هایی که مشتری مدار نیستند مورد حمایت واقع نمی‌شوند و در آینده خواهند فهمید که در تأمین منابع مالی دچار مشکل می‌شوند[۲]

بی‌ثباتی اقتصادی[ویرایش]

تمام کتابخانه‌ها با مشکلات بودجه و کاهش نیروی انسانی کاملاً آگاه هستند. در شرایط اقتصادی نامساعد، ممکن است کتابخانه‌ها دورتر از هستة مأموریتی سازمان به نظر آیند یا در فعالیت‌های یک دانشکده بیشتر در حاشیه قرار گیرند و برای یک شهر، کشور یا استاندار که می‌بایست برای تعیین اولویتها و برنامه‌های اجتماعی هزینه کند، کم‌اهمیت‌تر شوند.[۲]

تغییر نسل در نیروی کار[ویرایش]

شاید جالب توجه‌ترین رویه تغییرات دموگرافیک در محیط‌های سازمانی است که در آن جمعیت روز به روز متنوع‌تر می‌شود. لازم است کتابخانه‌ها بیاموزند که باید به تعامل با کارمندانی از گونه‌های مختلف قومی و نژادی بپردازند. معمولاً چهار نسل از کارمندان در بسیاری از مؤسسات مشغول کارند. مدیران کتابخانه‌ها دیگر نباید تصور کنند که تمام کارکنان در محیط کاری به شیوه‌ای همسان رفتار کرده و از خود عکس‌العمل نشان دهند.[۲]

اقتصاد جهانی[ویرایش]

علیرغم اینکه نگرش بسیاری از کتابخانه‌ها از خود به منزله یک مؤسسة محلی می‌باشند، ولی با این وجود کتابخانه‌ها هم به اقتصاد جهانی متصل هستند و هم از آن تأثیر می‌پذیرند و در نتیجه زیر نظر داشتن تغییرات در اقتصاد جهانی و توجه به فاکتورهای تعیین کننده در آن بخصوص در ارتباط با خدمات و مواد کتابخانه‌ای بسیار مهم است. توجه به این امر به توسعة خدمات کتابخانه‌ها جهت پاسخ نیازهای کاربران در دنیای۷/۲۴ کمک می‌کند[۲]

مهمترین مکاتب فکری در فرایند مدیریت راهبردی در کتابخانه[ویرایش]

مکاتب فکری متعدد باعث اتخاذ برنامه راهبردی مشخصی خواهد شد. مهمترین مکاتب فکری در فرایند مدیریت راهبردی عبارتند از:[۶]

  • مکتب طراحی: شکل گیری راهبرد به عنوان فرایندی مفهومی
  • مکتب برنامه‌ریزی: شکل گیری راهبرد به مثابه یک فرایند رسمی
  • مکتب حالت گیری: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تحلیلی
  • مکتب کارافرینی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تصوری
  • مکتب شناختی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند ذهنی
  • مکتب یادگیری: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند نوظهور
  • مکتب قدرت: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند چانه زنی
  • مکتب فرهنگی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند جمعی
  • مکتب محیطی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند انعکاسی
  • مکتب پیکربندی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تبدیل

انواع راهبردها در مدیریت راهبردی کتابخانه[ویرایش]

سه نوع راهبرد اصلی عبارتند از:[۶]

برتری عملیاتی، برتری عملیاتی بر فراهم کردن خدمات و محصولات کیفی برای مشتریان به گونه‌ای که ارائه آنها با کمترین زحمت و حداقل مشکل همراه باشد تأکید دارد.

خدمات ابتکاری خدمات ابتکاری بر اساس نوآوری در سازمان شکل می‌گیرد.

توجه به مشتریان توجه به مشتری به منای هدف گیری بازار و ارائه خدمات همراستا با نیازهای جاری مشتریان است.

پانویس[ویرایش]

  1. Mintzberg, Manafing
  2. ۲٫۰ ۲٫۱ ۲٫۲ ۲٫۳ ۲٫۴ ۲٫۵ ۲٫۶ ۲٫۷ گیسک، اصول عملی مدیریت کتابخانه
  3. ۳٫۰ ۳٫۱ اوانز، فنون مدیریت برای کتابداران
  4. Uncertainty
  5. ۵٫۰ ۵٫۱ Brison, strategic planning
  6. ۶٫۰ ۶٫۱ ۶٫۲ ۶٫۳ ۶٫۴ ۶٫۵ متیوز، برنامه‌ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها
  7. marketing

منابع[ویرایش]

  • Mintzberg, Henry (2009) Managing. San Francisco, California: Berrett-Koehler Publishers, Inc
  • گیسک، جوآن؛ مک نیل، بث (۱۳۸۸) اصول عملی مدیریت کتابخانه. ترجمه: نصرت ریاحی نیا، حمید رضا جمالی مهموئی. تهران: کتابدار.
  • اوانز، ادوارد جی (۱۳۸۷) فنون مدیریت برای کتابداران. ترجمه فرشته ناصری. مشهد: بنیاد پژوهش‌های اسلامی.
  • Brison, John M (2004) Strategic planning for public and non-profit organizations: a guide to strengthening and sustaining organizational achievement. 3rd edition. NY: Wiley, John & Sons, Incorporated
  • متیوز، جوزف آر (۱۳۸۷) برنامه‌ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه‌ها. ترجمه عبدالحسین فرج پهلو. اهواز: انتشارات دانشگاه شهید چمران.