برنامه‌ریزی

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو

برنامه‌ریزی، فرایندی برای رسیدن به اهداف است. بسته به فعالیت‌ها، هر برنامه می‌تواند که بلندمدت، میان‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد. برای مدیرانی که در جستجوی حمایت‌های بیرونی هستند، برنامه ریزی، مهمترین و کلیدی‌ترین سند برای رشد است. برنامه ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند. برنامه‌ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می‌خواهیم برویم. برنامه‌ریزی به آینده می‌نگرد.[۱]

برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:

  1. تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
  2. تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
  3. تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
  4. طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.[۲]

برنامه‌ریزی، نوعی پدیده عینی اجتماعی است و خصوصیت‌های ویژه خود را دارد در عین حال، یک رویداد منحصربه‌فرد نیست که دارای یک ابتدا و انتهای مشخص باشد بلکه یک فرایند مستمر و دائمی و منعکس کننده تغییرات و در صدد رسیدن به اهداف است. در سازمان‌های پیچیده امروزی، بدون برنامه ریزی‌های دقیق، امکان ادامه حیات نیست و برنامه ریزی، مستلزم آگاهی از فرصت‌ها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجهه با آنها است.[۳]

مدیران، برنامه ریزی و تصمیم‌گیری[ویرایش]

تصمیم‌گیری، رکن اساسی تمام وظایف مدیریتی و در عین حال، مبنای برنامه ریزی است چرا که نمی‌توان گفت برنامه‌ای وجود دارد مگر اینکه تصمیمی اتخاذ شده باشد. به عبارت بهتر، تصمیم گیری، هسته مرکزی مدیریت است که در تمامی وظایف دیگر، نموددارد، به همین دلیل برخی (مانند هربرت سایمون)[۴] مدیریت و تصمیم گیری را دو واژه مترادف می‌دانند.

به جرأت می‌توان گفت برنامه ریزی و تصمیم گیری، برای نیل به اهداف سازمان مکمل اند اما نوع اتخاذ تصمیم نیز نقش به سزایی ایفا می‌کند[۵] با وجودی که تصمیم گیری به کلیه وظایف مدیریتی مربوط می‌شود، اما اساس برنامه ریزی به شمار می‌آید و نمی‌توان گفت برنامه‌ای وجود دارد بدون اینکه تصمیمی گرفته شده باشد. از این رو، تصمیم گیری از ارکان اساسی فعالیت‌های مدیریتی به شمار می‌رود چرا که هر مدیری برای اجرای هریک از وظایف خود، همواره با مواردی مواجه می‌شود که نیاز به تصمیم گیری دارد.[۶]

برنامه‌ریزی به عنوان وظیفه مدیران[ویرایش]

برنامه ریزی از وظایف بسیار مهم مدیران است و با سایر وظایف آنها ارتباطی تنگاتنگ دارد. اگر نگرش مبتنی بر برنامه ریزی در سراسر زندگی فردی و سازمانی تسری یابد، نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل و تفکر آینده نگر و عزم راسخ بر استمرار آن ایجاد می‌شود. به نوعی، تحقق اهداف فردی و سازمانی، مستلزم برنامه ریزی است. نیاز به برنامه ریزی از آنجا است که همه سازمان‌ها با فعالیت در محیطی پویا، مترصد آن هستند که منابع محدودشان را برای رفع نیازهای متنوع و فزاینده خود صرف نمایند و این پویایی محیط و وجود تلاطم و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می‌افزاید.

با پذیرفتن اصول پنج‌گانه مدیریتی، و مبنای برنامه ریزی برای این اصول، به این اجماع نظر می‌رسیم که برنامه ریزی، فرایندی است دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیم هاکه در این فرایندی، مراحل مشخص و بهم پیوستهای برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیم‌ها وجود دارد. طی این فرایند، به پیش بینی و تدوین فعالیت‌هایی پرداخته می‌شود که باید در جهت نیل به اهداف سازمانی صورت گیرد. به عبارت بهتر در فرایند برنامه ریزی، به: چه کسی؟ کجا؟ کِی؟ چه چیزی؟ چرا؟ چگونه؟ پرداخته می‌شود و پاسخ به این پرسش‌ها به انتخاب مأموریت‌ها، هدف‌ها و اقداماتی برای نیل به آنها می‌انجامد که مستلزم تصمیم گیری و انتخاب از میان راه‌های مختلف است. برنامه ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند. برنامه ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می‌خواهیم برویم. برنامه ریزی به آینده می‌نگرد.

تعریف برنامه‌ریزی[ویرایش]

نگاهی به واژه نامه‌های عمومی و تخصصی، کافی است تا تعاریفی از این دسته را پیش روی ما قرار دهد. اغلب واژه نامه‌های عمومی برنامه ریزی را کار یا فعالیت برنامه ریز؛ شکل گیری برنامه ها؛ ساخت یا ترسیم یک طرح یا نمودار؛ کشیدن طرح، طراحی، تدبیر کردن دانسته‌اند[۷] واژه نامه‌های تخصصی نیز آن را، شیوه و فرایند سیستماتیک و گام به گامی دانسته‌اند که به تعریف، ایجاد و ترسیم فعالیت‌های ممکنی می‌پردازد که با نیازها، علایق و مشکلات موجود یا آینده مطابقت داشته باشند[۸]

به عبارت دیگر، برنامه ریزی فرایندی است منظم مداوم وحساب شده ومنطقی جهت دار و دورنگر به منظورهدایت وارشاد فعالیتهای جمعی برای رسیدن به هدف مطلوب است. برنامه‌ریزی بایدمداومت داشته باشد.

اهداف برنامه‌ریزی به شرح زیر است:

  1. پیش‌بینی آینده: برنامه آینده‌نگر
  2. برنامه ساختن وشکل دادن به آینده: برنامه آینده‌ساز
  3. برنامه برای انتخاب یک شکل خاص برای آینده: آینده‌گزین.

متخصصین، برنامه ریزی را با توجه به حوزهٔ فعالیت خود تعریف نموده‌اند. این واژه، در زمینه علوم و فنون بیشتر با واژه طراحی (designing) عجین شده. هر چند که: این برداشت تقلیل‌گرایانه و البته این واژه در متون مدیریتی جایگاهی ندارد.

مزایای برنامه‌ریزی[ویرایش]

برخی از مزایای برنامه ریزی عبارتند از:

  1. افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان
  2. ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم‌ها
  3. صرفه اقتصادی
  4. انطباق با شرایط متغیر محیطی
  5. استفاده صحیح از منابع
  6. فراهم شدن ابزارهای کنترل
  7. امکان سنجش میزان پیشرفت
  8. آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
  9. تقویت کار گروهی
  10. رسیدن به اهداف شخصی

چالش‌های برنامه‌ریزی[ویرایش]

چالش‌های عمدهٔ برنامه‌ریزی از دید برخی منتقدان این امر عبارتند از:

  1. حوادث غیرمنتظره‌ای که می‌تواند تمام پیش‌بینی‌ها را نقش بر آب کند!
  2. عوض شدن فکر

تغییر رویه‌هایی که ممکن است مقاومت ایجاد نماید.

  1. صرف هزینه و وقت.
  2. محدودیت‌های کوتاه مدت و مقطعی

تصمیم‌گیری[ویرایش]

واژه تصمیم در لغت به معنای عزم و اراده به انجام کاری است و از دید علم مدیریت، به معنای انتخاب یک راه از راه‌های مختلف و در حقیقت، انتخاب بهترین راه برای نیل به اهداف است. تصمیم گیری، بیش از آنکه کاری ساده باشد، فرایندی مرحله دار است.

گونه شناسی تصمیم گیری[ویرایش]

گونه‌های مختلفی از تصمیم گیری را از دیدگاه‌های مختلف می‌توان شناسایی نمود. برخی از این گو نه‌ها عبارتند از:

  1. تصمیم‌گیری به اعتبار برنامه (برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده)
  2. تصمیم‌گیری به اعتبار میزان اطلاعات
  3. تصمیم‌گیری به اعتبار تصمیم گیرنده (فردی و گروهی)
  4. تصمیم‌گیری به اعتبار درجه استقلال
  5. تصمیم‌گیری به اعتبار میزان ساختار یافتگی
  6. سایر موارد

مراحل تصمیم گیری[ویرایش]

برآیند نسبتاً کلی از مراحلی که برای فرایند تصمیم گیری در متون مختلف طرح شده است را می‌توان در موارد زیر خلاصه نمود:

  1. اطمینان از وجود نیاز به تصمیم
  2. تعیین معیارهای تصمیم گیری
  3. تشخیص میزان اهمیت معیارها
  4. کشف راه حل‌ها
  5. ارزیابی راه حل‌ها
  6. انتخاب بهترین راه حل

برنامه ریزی در فیلمسازی[ویرایش]

داود رمضانی برخی کارگردان ها برنامه ریزی را به یکی از دستیاران خود می سپارند و برخی دیگر نیز این مسئولیت را به یک فرد مشخص به عنوان برنامه ریز می سپارند. ساخت فیلم، پروژه ای است که برنامه ریزی در آن بسیار مهم و حیاتی است (به ویژه هر چه پروژه بزرگ تر باشد نیاز به برنامه ریز، بیشتر احساس می شود)، بدون برنامه ریزی پروژه فیلم سازی به خوبی و به موقع پیش نمی رود و سرمایه را نیز هدر می دهد. برنامه ریز موظف است با توجه به شرایط، برنامه کاری گروه های مختلف را تعیین کند، با آنها هماهنگی های لازم را صورت دهد و برای آنکه آنها در موقع لزوم و به موقع سر کار حاضر شوند کارهای لازم را انجام دهد.[۹]

برنامه ریزی بدون شکست [۱۰][ویرایش]

ممكن است بارهاو بارها تصمیم گرفته باشید با یك برنامه‌ریزی منسجم به روند زندگیتان سر و سامانی بدهید. اما هر بار به دلایلی كه شاید برای خودتان هم چندان روشن نیست شكست خورده باشید و در نهایت هم تصمیم گرفته باشید دور برنامه‌ریزی كردن را خط بكشید. اما واقعیت این است كه مزایای برنامه‌ریزی كردن بیشتر از دردسرهای احتمالی آن است.

روان‌شناسان معتقدند با تكیه به موارد زیر می‌توانید برنامه‌ریزی مثمرثمری داشته باشید.

بی‌حوصله نباشید: دلیل اول بی‌حوصلگی و نداشتن صبر و تحمل است. این عامل بویژه در تصمیمات بلندمدت نقش مهمی بازی می‌كند. اگر چه بی‌حوصلگی در زندگی شهرنشینی امروزی به یك معضل دائمی‌ تبدیل شده است، اما شما می‌توانید با كمی ‌تمرین و همت تأثیر بی‌حوصلگی را در زندگیتان كمرنگ كنید. توجه به این نكته هم ضروری است كه همان‌طور كه بی‌حوصلگی روی برنامه‌ریزی‌ها تاثیرگذار است، بی‌برنامگی هم خود می‌تواند به عاملی جهت بی‌نظمی‌ در زندگی و در نتیجه بی‌حوصلگی تبدیل شود.

گاهی نیز بی‌حوصلگی‌ها بر اثر افسردگی یا ناامیدی ایجاد می‌شود. اگر سعی كنید این مسائل را حل كنید و همراه با امیدواری به زندگی نگاه كنید ناخودآگاه به سمت برنامه‌ریزی كردن تمایل پیدا خواهید كرد.

به همین دلیل از هر كجا كه شروع كنید و هر كدام از این موانع را كه رفع كنید، بار زیادی را از روی دوشتان بر خواهید داشت.

تنبلی را كنار بگذارید: عامل دوم تنبلی است. برای افراد تنبل فرقی نمی‌كند برنامه‌ها دشوار باشد یا آسان، بلندمدت باشد یا كوتاه‌مدت، آنها در هر حال از برنامه‌ریزی كردن فراری هستند.

اگر فكر می‌كنید اغلب اوقات به دلایل ناموجه از زیر كارها شانه خالی می‌كنید و تمایلی به كار و تلاش ندارید، باید از همین الان امیدی به موفقیت نداشته باشید. اگر یك گوشه نشسته‌اید و منتظر هستید موقعیت خودش به سمت شما بیاید، باید بدانید انتظار شما انتهایی نخواهد داشت.

بهتر است از همین الان قبل از آن‌كه فرصت‌ها از بین بروند دست به كار شوید و شروع به برنامه‌ریزی كنید.

با انگیزه باشید : عامل سوم نداشتن انگیزه كافی برای برنامه‌ریزی كردن است. از بین رفتن انگیزه به دلایل متعددی اتفاق می‌افتد. یكی از دلایل بی‌انگیزگی شكست خوردن در برنامه‌های قبلی است.

برای آن‌كه این تصور ذهنی كه شما به هر كاری كه دست می‌زنید، با شكست روبه‌رو می‌شوید را از بین ببرید می‌توانید برای شروع برنامه‌های كوچك و آسان را انتخاب كنید. از آنجا كه دسترسی به این برنامه‌ها امكان بیشتری دارد، اعتماد به نفس شما تقویت خواهد شد و در آینده موفق‌تر خواهید بود برای مثال ممكن است چندین بار برنامه كتابخوانی برای خودتان در نظر گرفته باشید، اما هر بار به دلایل مختلفی موفق نشده باشید كتاب‌ها را به پایان ببرید و حالا این تصور در شما شكل گرفته باشد كه توانایی به پایان بردن این كار را ندارید.

حتی ممكن است برای همیشه از كتاب خواندن انصراف داده باشید. این در حالی است كه می‌توانید یك كتاب كوچك را انتخاب كنید. از آنجا كه این كتاب‌ها زود به پایان می‌رسد تصور شما هم تغییر خواهد كرد.

عامل دیگری كه موجب بی‌انگیزگی در برنامه‌های بلندمدت می‌شود فراموش‌كردن پاداش بزرگی است كه در پایان نصیب شما خواهد شد.

شاید شما هم مشاهده كرده باشید كه برنامه‌های گروهی با موفقیت بیشتری روبه‌رو می‌شود، چراكه اعضای گروه تا پایان مسیر در تقویت روحیه یكدیگر مشاركت می‌كنند. اگر اهداف شما به گونه ای است كه می‌توانید در رسیدن به آنها دیگران را هم شریك كنید، وقت را تلف نكنید.

"خستگی را از خود دور كنید": برای جلوگیری از شكست خوردن در برنامه‌ریزی‌هایتان بهتر است خستگی را به زمانی موكول كنید كه از لحاظ روحی و جسمی‌ به اندازه كافی آمادگی داشته باشید.

یك شروع قوی و با انرژی می‌تواند موفقیت شما را در پایان برنامه‌هایتان تضمین كند.

توجه داشته باشید این انرژی را در طول برنامه‌ریزی حفظ كنید. این طور نیست كه تصور كنید یك برنامه فشرده پیروزی شما را تضمین كند، بلكه اگر زمانی را برای استراحت خود در نظر نگیرید نمی‌توانید در مراحل بعدی موفق شوید.

یكی دیگر از معایب خستگی حین انجام مراحل برنامه‌ریزی آن است كه از كیفیت كار شما می‌كاهد و باعث می‌شود شما تنها توجهتان را به پایان كار متمركز كنید بدون آن‌كه به آنچه باید دقیقا انجام دهید توجه داشته باشید. به یاد داشته باشید گاهی مقصد در طول مسیر است نه در انتهای آن.

"تصمیمی جدی بگیرید": پنجمین عامل عدم توانایی در تصمیم‌گیری است كه برنامه‌ریزی‌ها را با شكست روبه‌رو می‌كند. با خودتان تمرین كنید تا در تصمیم‌گیری‌ها فردی قاطع باشید. زمانی كه دیگران می‌بینند شما نمی‌توانید سر تصمیم خود بایستید شما را جدی نمی‌گیرند. البته همه اینها به این معنا نیست كه به فردی متعصب تبدیل شوید، بلكه زمانی كه مرتكب اشتباه شدید آن را بپذیرید و از دیگران عذرخواهی كنید. داشتن تعادل به شما كمك می‌كند كه اطرافیانتان از همراهی با شما لذت ببرند.

نه گفتن را بیاموزید: عامل ششم ساده‌تر از آن چیزی است كه شما حتی تصور می‌كنید. موضوع بسیار ساده است شما نمی‌توانید نه بگویید و هر بار كه برای خودتان برنامه‌ریزی می‌كنید دیگران وظایف جدیدی را به عهده‌تان می‌گذارند یا از شما در خواست‌هایی می‌كنند كه شما توانایی مخالفت با آنها را ندارید. چه كسی باید برنامه‌ریزی كند؟

برنامه‌ریزی‌های خانوادگی اغلب این سوال را مطرح می‌كند كه در نهایت چه كسی باید تصمیم‌گیرنده نهایی در مورد اولویت برنامه‌ها یا انتخاب مسیر دسترسی به آنها باشد. این مساله گاهی تا آنجا بغرنج می‌شود كه می‌تواند تا ایجاد بحث و جدل در محیط خانواده پیش برود.

اگر فكر می‌كنید به عنوان پدر یا مادر می‌توانید در همه موارد تصمیم‌گیر نهایی باشید باید بدانید طولی نخواهد كشید كه اعضای خانواده‌تان از این وضعیت به ستوه خواهند آمد

در بهترین حالت باید همه اعضای خانواده حتی فرزندان كوچك هم حق اظهار نظر داشته باشند. او در این باره می‌گوید: «برنامه‌ریزی‌های خانوادگی بهترین فرصت برای آموزش فرآیند تصمیم‌گیری به فرزندان است كه والدین نباید آن را از دست بدهند تصمیم نهایی باید توسط همه اعضای خانواده و با توافق یكدیگر اتخاذ شود.


نكات ضروری ـ مثبت بودن را فراموش نكنید. زمانی كه در حال برنامه‌ریزی هستید تنها به موفقیت فكر كنید و به شكست‌های احتمالی توجهی نداشته باشید.

‌‌ـ ‌تصاویر ذهنی دقیق و واضح تر از اهداف موفقیت شما را افزایش می‌دهد. سعی كنید تمام آنچه ممكن است در طول مسیر اتفاق بیفتد”‹ برای خودتان ترسیم كنید.

‌‌ـ‌ تصور نكنید كه همه افراد باید دست به دست هم دهند كه شما بتوانید در برنامه‌ریزیتان موفق شوید. سعی كنید در برنامه‌هایتان متكی به توانایی‌ها و استعداد‌های خودتان باشید تا در صورت عدم پشتیبانی دیگران مجبور نباشید طعم شكست را تجربه كنید.


جستارهای وابسته[ویرایش]

پانویس[ویرایش]

  1. ویکی‌پدیای انگلیسی
  2. رضائیان، اصول مدیریت، ص ۹۲
  3. محمدی، ص. ۷۳
  4. Herbert Simon
  5. محمدی، ص. ۹۱
  6. فیضی، ص. ۶۹–۷۰
  7. The Oxford English Dictionary, p. 959
  8. . Banki, p.542
  9. دانشنامه رشد. «کادر و عوامل تهیه فیلم». 
  10. ‏ «برنامه ریزی بدون شکست». تبیان، 9 تیر 1394. بازبینی‌شده در 30 ژوئن 2015. 

منابع[ویرایش]

  1. محمدی، علی (۱۳۸۵). سازمان و مدیریت. تهران، هادیان.
  2. فیضی، طاهره (۱۳۸۳). مبانی سازمان و مدیریت. تهران، دانشگاه پیام نور.
  3. توکلی، عبدالله (۱۳۸۵). اصول و مبانی مدیریت. قم، زمزم هدایت.
  4. احسان قشقایی جعفری.
  5. Banki، I. ۱۹۸۱. Dictionary of administration and management. Los Angeles، Ca. : Systems Research
  6. The Oxford English Dictionary، ۲nd ed، ۱۹۸۹، vol XI، p. ۹۵۹
  7. برایسون ریچارد، برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان‌های عمومی و غیر انتفاعی ترجمه دکتر مهدی خادمی و قربان ادبی،انتشارات آریانا، چاپ دوم تهران ۱۳۹۰