نقشه‌برداری فرایند

بیان مساله و هدف

این مقاله، تلاشی است برای بیان فواید و لزوم نقشه‌برداری فرآیند و اثر بخشی آن در تحول سازمان و در ادامه به بیان کلی یک زبان بین‌المللی و استاندارد برای نقشه‌برداری فرآیند موسوم به UML با ذکر مثال خواهیم پرداخت. این زبان در نقشه‌برداری فرآیند از توانایی‌های بسزایی برخوردار بوده و بعضا به‌عنوان قویترین زبان مدلسازی دنیا نام برده می‌شود.

کلمات کلیدی

مهندسی سازمان، بازمهندسی، مهندسی مجدد، فرآیند، نقشه‌برداری فرآیند، مدلسازی، UML

سیر تکامل تاریخی سازمان‌ها

با بیان تاریخچه سازمانها اهمیت بحث روشن‌تر می‌شود. صنعت در ابتدا بصورت پیشه‌وری با قدمتی تقریبا به اندازه عمر بشر بود. در سالهای ۱۷۷۶ میلادی با نظریات آدام اسمیت دوران پیشه‌وری خاتمه و دوران تولید انبوه آغاز شد.

تصویر: آدام اسمیت

بهبودهای پس از آن توسط توسط هنری فورد و آلفرد اسلوان و پس از آن دوران تولید ناب با نظریات جان کرافسیک به ظهور رسید. بستر تولید ناب، شرکت تویوتا موتورز ژاپن پس از جنگ دوم بود که توسط آقایان ای جی تویودا و تا ای چی اوهنو، به لحاظ کمبود منابع، به آن روی آورد.

تصویر: هنری فورد

اکنون موج دیگری در سطح بین‌المللی به نام مهندسی و بازمهندسی سازمان با نظریه‌پردازی آقای مایکل همر از سال ۱۹۹۳ ایجاد شده‌است. روح اصلی مهندسی سازمان ایجاد سازمان فرآیندگرا بجای سازمان وظیفه‌گراست.

تعریف فرآیند و جایگاه آن در تحول سازمان

فرآیند را بدین گونه می‌توان تعریف نمود: فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط یا متعامل است که درونداد را به برونداد تبدیل و ایجاد ارزش می‌کند. فرآیندها همیشه در همه سازمانها وجود داشتند ولی به آنها توجه ویژه نمی‌شد. هر فرآیند معمولاً در چندین واحد سازمانی گردش دارد. با این اوصاف در سازمان وظیفه‌گرا هر واحد خود را مسوول فقط جزء مربوط به خود از فرآیند می‌داند، در صورتیکه در سازمان فرآیندگرا همه واحدها موظف به داشتن دیدی کل‌گرا به تمام فرآیند بوده و خود را در خدمت به هدف فرآیند می‌دانند. علاوه برآن فردی به نام صاحب فرآیند مسوول کل فرآیند می‌باشد.

نقشه‌برداری فرآیند

نقشه‌برداری فرآیند به معنی استفاده از نمادهای گرافیکی برای نمایش فرآیند می‌باشد. در سازمانها از دیر باز خصوصا در تهیه سیستم‌های نرم‌افزاری نقشه‌برداری فرآیند مطرح بود، ولی پس از ظهور نظریه مهندسی سازمان رنگ تازه‌ای یافت. بدین ترتیب روشهای مختلفی برای ترسیم فرآیند بهمراه نرم‌افزارهایی برای پشتیبانی از روشهای مورد نظر بوجود آمد. هر یک از روشها و نرم‌افزارها دارای نقاط قوت و ضعفی نسبت به یکدیگر می‌باشند.

اهداف نقشه‌برداری فرآیند

به نحو مختصر با ترسیم فرآیند بوسیله نمادهای استاندارد به اهداف ذیل دست می‌یابیم:

1. فرآیندهای بزرگ و پیچیده را از طریق بصری‌سازی و ملموس نمودن قابل درک می‌کند.
2. کمک می‌کند تا فرآیند بطور جامع و سیستمی مشاهده شود.
3. زمینه‌ساز بهبود فرآیند است.
4. اطمینان از قوت فرآیند پدید می‌آورد.
5. ارتباطات بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند.
6. موجب کاهش هزینه و تسریع توسعه و اصلاح فرآیند می‌شود.

معرفی UML به‌عنوان ابزاری برای نقشه‌برداری فرآیند

UML یا زبان مدلسازی یکپارچه زبانی گرافیکی است که برای بصری‌سازی، مشخص‌سازی، ساخت و مستندسازی دستاوردهای سیستم‌های نرم‌افزاری، مدلسازی کسب و کار و دیگر سیستم‌های غیر نرم‌افزاری کاربرد دارد. UML مجموعه‌ای از بهترین تجربیات مهندسی که موفقیتشان در مدلسازی سیستمهای بزرگ و پیچیده به اثبات رسیده‌است را عرضه می‌کند. به‌عنوان تعریف دیگری می‌توان گفت: UML زبان مدلسازی بصری برای ایجاد سیستم‌های شی‌گرا و مبتنی بر اجزاء می‌باشد.

تاریخچه و زمینه UML

در دوره زمانی ۱۹۸۹ تا ۱۹۹۴تعداد زبانهای مدلسازی تعریف شده از ۱۰ عدد به ۵۰ عدد رشد کرده بود که به دوره «جنگ روشها» معروف است. در پاییز سال ۱۹۹۵ (version ۰٫۹) UML بوسیله آقایان Booch و Rum bough از شرکت Rational Rose و آقای Jacobsonاز شرکت Objectory ایجاد شد. UML جانشین و حاصل ادغام زبانهای مدلسازی است که در متدلوژیهای OMT/Rumbugh، Booch و OOSE/Jacobson یافت می‌شوند. بالاخره در سال ژانویه ۱۹۹۷ با ادغام پیشنهادهای حدود ۱۹ شرکت UML(version ۱٫۱) ایجاد و به تصویب OMG (گروه مدیریت شی در آمریکا) رسید. آخرین نگارش UML(version ۲٫۰۰) می‌باشد.

آنچه در UML مهم به نظر می‌رسد غیرخصوصی و باز بودن آن برای همگان است. همچنین راه برای بهبودهای آینده در مفاهیم مدلسازی زبان همچنان باز است.

شی‌گرایی وUML

از مشخصات بارز این زبان دیدگاه شی‌گرایی آن است. دیدگاه شی‌گرا نگرشی انسانی‌تر به دنیا و سیستم‌هاست. وقتی به شخصی روانشناس شی‌گرایی را شرح دادند، گفت این بسیار طبیعی است، قبل از آن چه می‌کردید!

این دیدگاه سعی دارد تا با نگرش خود به عناصر سیستم، کل آنرا مدلسازی کند. همچنین با نمودارهای خود فرآیندهای سیستم را مدلسازی کند. دیدگاه شی‌گرا بر مباحثی نظیر شی، کلاس، مسوولیت (شامل عمل، صفت و ارتباط ) و سناریو استوار است و جهان را بصورت مجموعه‌ای از اشیاء بهم مرتبط می‌بیند که هر شی رفتار خاص خود و مسوولیت خاص خود را دارد.

نمودارهای UML

UML حدود یازده نمودار به نامهای ذیل دارد.

• نمایش استاتیک سیستم

1. نمودار کلاس Class Diagram
2. نمودار شی Object Diagram
3. نمودار جزء Component Diagram (نمایش جنبه معماری سیستم)
4. نمودار استقرار Deployment Diagram (نمایش جنبه معماری سیستم)

• نمایش دینامیک سیستم

1. نمودار مورد کاربرد Use Case Diagram
2. نمودار فعالیت Activity Diagram
3. نمودار حالت State Diagram
4. نمودار بسته Package Diagram
5. نمودار تعامل Interactive Diagram
6. نمودار توالی Sequence diagram
7. نمودار همکاری Collaborate Diagram

هر یک از نمودارهای فوق از زوایای مختلفی فرآیند و سیستم را مورد بررسی قرار می‌دهند. همانگونه که در جدول فوق پیداست، برای نمایش قسمت‌های استاتیکی سیستم از ۴ نمودار اول که به نمودارهای ساختاری معروفند استفاده می‌کنیم و برای نمایش قسمت‌های پویا و دینامیکی سیستم که بعد رفتاری را نشان می‌دهند از ۷ نمودار بعدی استفاده می‌کنیم. این مقاله جایگاه ارائه همه مفاهیم UML نیست، درصورت تمایل به کتابهای متعدد در این زمینه رجوع کنید. ما در این مقاله به منظور دستیابی به هدف اولیه، «فرآیند ثبت‌نام اینترنتی در یک تور» را با دو نمودار UML موسوم به Use Case Diagram و Activity Diagram نقشه‌برداری خواهیم نمود. نکته۱: UML، یک زبان مدلسازی است و بطور مستقل عرضه شده‌است. یعنی همراه UML، متدلوژی بکارگیری UML عرضه نشده‌است. اما از آنجاییکه هر مدلی مبتنی بر یک متدلوژی است سه مبدع UML کتابی نیز برای بیان متدلوژی استفاده از UML چاپ نموده‌اند. در عین حال هر کس به فراخور سلیقه، فرآیند و سیستم تحت مطالعه‌اش می‌تواند متدلوژی خود را بکار گیرد. لازم به ذکر است، فرآیندی که با پیروی از گامهای آن، فرآیند و سیستم مورد نظر با نمادهای UML مدل می‌شود را متدلوژی بکارگیری UML می‌گویند. یکی از این متدلوژیها RUP (Rational Unified Process ) نام دارد. نکته۲: نرم‌افزارهای متعددی UML را پشتیبانی می‌کنند که معروفترین آنها Rational Rose می‌باشد. نمودار مورد کاربرد ، Use Case Diagram مورد کاربرد تعامل کاربر و سیستم مورد نظر را نمایش می‌دهد. بعبارتی انتظار کاربر از سیستم را نمایش داده و از چگونگی برآورده شدن انتظار و پیچ‌وخم‌های روش انجام کار سخنی نمی‌گوید. مورد کاربرد مشخص‌کننده رفتاری از سیستم یا زیر سیستم است. به‌عنوان مثال مشتری از یک شرکت خدمات اینترنتی تور انتظار دارد که لیست تورها را ارائه کند، بتواند در تور ثبت نام کند، در صورت نیاز توری که ثبت نام کرده‌است را لغو کند، هزینه تور را بطور الکترونیک پرداخت کند و غیره. لازم به ذکر است هر مورد کاربرد ممکن است شامل یک تا چند فرآیند باشد. همچنین در زمان نقشه‌برداری نیاز به «توصیف جریان وقایع» هر مورد کاربرد خواهد بود. توصیف جریان وقایع عبارت از متنی است که در آن:

1. مورد کاربرد کی و چگونه شروع و خاتمه می‌یابد.
2. چه زمانی تعامل با کنشگر صورت می‌گیرد.
3. چه اشیائی و چه زمانی مورد مبادله قرار می‌گیرند.
4. چه روال عملیات اصلی و چه روال عملیات استثنایی وجود دارد.

نمودار فعالیت ، Activity Diagram

این نمودار برای ترسیم جنبه‌های دینامیکی سیستم می‌باشد. نمودار فعالیت اساسا یک فلوچارت است که برای نمایش جریان کنترل از یک فعالیت به فعالیت دیگر، ترسیم جریان کار و توصیف رفتاری که پردازشهای موازی دارند مناسب است. در این نمودار سعی بر آن است که صرف نظر از آنکه فاعل رفتار ترسیم شده چه کسی است، بتوان یک رفتار را بخوبی با تقدم و تاخر و شروط لازم به نمایش درآورد، گرچه امکان نمایش فاعل فعالیت وجود دارد. در این نمودار تا حد امکان سعی برآن است تا فعالیتهایی که می‌توانند موازی اجزا شوند را شناسایی کنیم و از این طریق بهبودهایی در روند انجام فعالیتهای یک فرآیند ایجاد نمود، در حالی که فلوچارت فقط فعالیتهای پشت سرهم را نمایش می‌دهد. با شناسایی فعالیتهای موازی و پرهیز از توالیهای غیرضروری به بهبود فرآیند کمک قابل توجهی می‌شود. نمودار فعالیت برای تحلیل مورد کاربرد بکار می‌رود.

در ذیل نام اجزاء شکلی نمودار فعالیت را ارائه می‌کنیم:

1. شروع فعالیت
2. خاتمه فعالیت
3. فعالیت
4. خط جریان
5. شرط
6. خط شنا
7. انشعاب/اتصال

ارائه یک مثال

برای ثبت نام یک شخص در تور توالی اعمال زیر وجود دارد: شروع

1. مشاهده لیست تورها
2. انتخاب یک تور از لیست تورها
3. مشاهده شرح خدمات تور
4. درخواست ثبت نام در تور
5. چک Login به سایت
6. اگر در سایت Login ننموده، فرمی با سه آیتم ظاهر می‌شود: الف- فرآیند ثبت‌نام در سایت ب-فراموشی گذرواژه ج-کنترل‌هایLogin به سیستم.
7. اگر قبلا ثبت‌نام نموده‌است و نام‌کاربری و گذرواژه را می‌داند، به سایت Login می‌کند.
8. اگر قبلا ثبت‌نام نموده‌است ولی نام‌کاربری و گذرواژه را فراموش کرده‌است، فرآیند مربوطه را شروع می‌کند. پس از ارسال آنها به ایمیل، وارد صفحه Login شده، به سایت Login می‌کند.
9. اگر در سایت ثبت نام نکرده‌است، فرآیند ثبت نام را آغاز می‌کند، به سایت Login می‌کند.
10. اگر سه بار Login، Failed شود، به صفحه اصلی می‌رود.
11. ظرفیت تور چک می‌شود.
12. در صورتیکه تور ظرفیت دارد، قرارداد استفاده از تور ظاهر می‌شود.
13. در صورتیکه تور ظرفیت ندارد، چک می‌شود آیا لیست ذخیره ظرفیت دارد؟
14. اگر مشتری تمایل به ثبت نام در لیست ذخیره دارد، فرآیند ثبت نام در لیست ذخیره اجرا می‌شود.
15. درصورتیکه تمایل به ثبت نام در لیست ذخیره ندارد، به صفحه اصلی می‌رود.
16. در صورت تایید قرارداد استفاده از تور، فرم پرداخت مالی ظاهر می‌شود.
17. دریافت هزینه تور بطور الکترونیک؟
18. در صورت دریافت هزینه، فایل فاکتور ثبت نام قابل دانلود خواهد بود، همچنین به مشتری ایمیل می‌شود. ضمنا یک شماره برای پیگیری بعدی در فایل مذکور وجود دارد..
19. در صورت عدم دریافت هزینه، به صفحه اصلی می‌رود.
20. در صورت بند ۱۸، افزایش مشتری به لیست تور و کاهش ظرفیت تور انجام می‌شود.

پدیدآورنده مقاله : حمیدرضا قبادی

منابع

1. چکیده UML، مهدی ساعدی، ۱۳۷۹
2. http://www.omg.org