نرم‌افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) عبارتی است که انواع گوناگونی از نرم‌افزار‌ها را شامل می‌شود از جمله تخمین زدن، طرح ریزی، زمان بندی، کنترل هزینه، مدیریّت بودجه، تخصیص منابع، نرم افزار‌های ارتبازی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستند سازی و سیستم‌های مدیریتی که همگی با پروژه‌های بزرگ و پیچیده سروکار دارند. این نرم افزارها می توانند جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان ها داشته باشند. مانند نرم افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه ها.

امکانات

زمان‌بندی

یکی از مهم ترین اهداف این نرم افزارها زمان بندی یک سری از رویداد‌ها و فعالیت است.

گردآوری اطلاعات

این گونه نرم افزار‌ها با گرفتن ورودی میتوانند اطلاعاتی را درمورد افراد و ذی‌نفعان مختلف فراهم سازند که با استفاده از این اطلاعات میتوان میزان تلاش مورد نیاز برای به پایان رساندن پروژه را تعیین و تصدیق کرد. برخی از این ورودی‌ها عبارتند از:

1. لیست وظایف افراد و زمان بندی تخصیص یافته برای منابع
2. نمایی از اینکه چه مدت طول میکشد تا یک فعالیت کامل شود
3. اطلاعاتی در مورد حجم کار، برای طرح ریزی تعطیلات
4. مدارک و گواهی‌ها
5. اصلاعاتی تاریخی در مورد نحوهٔ پیشرفت پروژه، مخصوصا رابطه انجام شده در واقعیت با آنچه طرح ریزی شده
6. استفاده بهینه از منابع محدود
7. پشتیبانی مالی
8. نوع بنایی که ساخته شده، مثلا مدرسه، خانه، دانشکده، مغازه و غیره

نحوه‌های استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

رومیزی

نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه میتواند به عنوان یک برنامه برای کاربر بر روی سیستم رومیزی (Desktop Computer) اجرا شوند. که به تبعش نیاز به کار‌های گرافیکی و ساخت رابط کاربری میباشد. نرم افزار‌های سکتاپ معمولا داده هایشان رو بر روی فایل ذخیره میکنن البته اکثرا میتوانند داده هایشان را با دیگر کاربر‌ها به اشتراک گذارند و یا آنها را در یک دیتابیس مرکزی ذخیره کنند. هرچند که یک طرح پروژهٔ ذخیره شده در فایل میتوند در شبکه بین کاربران به اشتراک گذاشته شود اما در آن واحد فقط یک کاربر میتواند به آن دسترسی داشته باشد.

تحت وب

نرم افزار‌های مدیریت پروژه میتوانند تحت وب به عنوان یک برنامه کاربردی وب پیاده‌سازی شوند. و میتوان با یک مرورگر وب از طریق اینترانت یا اکسترانت به آنها دسترسی داشت.

برخی از مزایا و معایب نرم افزار‌های تحت وب:

• بدون نیاز به نصب نرم افزار از هر کامپیوتری قابل دسترسی است
• کنترل دسترسی آسان
• ذاتا چند کاربره‌است
• نیاز است فقط یک نرم افزار نصب و پشتیبانی شود
• مرکز دادهٔ مرکزی دارند
• معمولا از نرم افزار‌های دسکتاپ کند ترند.
• وقتی کاربر یا سرور آفلاین است اطلاعات پروژه در دسترس نمی‌باشد(نیاز است تا آنلاین باشید).
• راه حلی وجود دارد که به کاربر اجازه میدهد در زمانی که میخواهد آفلاین شود یک کپی از داده‌ها را داشته باشد.

شخصی

این گونه نوعی از نرم افزار‌های مدیریت پروژه‌است که در خانه و معمولا برای مدیریت روند زندگی و امور خانه (پروژه‌های خانگی) به کار برده میشود.اگر چه نسبت به سیستم‌های تک کاربره محیط کاربری ساده تری دارند ولی شباهت‌های قابل ملاحظه‌ای نیز دارند.

تک‌کاربره

یک سیستم تک کاربره در زمان برنامه نویسی بر این اساس ساخته میشود که در یک لحظه فقط یک کاربر میتواند و نیاز است که بتواند پروژه را ویرایش کند. این در کمپانی‌های کوچک و یا در جایی که تعداد کمی از افراد به روش بالا به پایین روی طرح ریزی پروژه مشارکت دارند به کار میرود. نرم افزارهای رومیزی عمدتا در این گروه قرار میگیرند.

جمعی

یک سیستم جمعی طراحی میشود تا چندین کاربر بتوانند به صورت هم زمان بخش‌های مختلف یک طرح را تغییر دهند. مثلا برای به روز رسانی حوزه‌ها افراد شخصا مسئول یکپارچگی چیزی هستند که درسراسر پروژه تخمین زده‌اند. ابزارهای مبتنی بر وب، از جمله اکسترانت اساسا در این گروه قرار میگیرند. اما محدودیت‌هایی دارند. از جمله این که کاربر بایستی برای استفاده از نرم افزار به اینترنت دسترسی داشته باشد.برای گذر از این محدودیت بزخی از ابزار‌های نرم افزار‌ها از معماری client-server استفاده میکنند و یک نسخه برای کابر که بر روی کامپیوتر رومیزی وی اجرا میشود را فراهم میسازند تا اطلاعات پروژه و وظایف را در اختیار دیگر اعضای تیم پروژه قرار دهد. البته این کار از طریق یک سرور مرکزی و زمانی انجام میشود که کاربر به شبکه وصل میشود. برخی از ابزار‌ها به اعضای تیم پروژه اجازه میدهد تا در زمانی در شبکه نیستند اطلاعات زمان بندی کارها را تهیه و تنظیم کنند (البته اطلاعات دیگر اعضا ‘فقط خواندی’ است). زمانی که دو باره به دیتا بیس متصل میشود همهٔ تغییرات با زمان بندی‌های دیگر همگام(synchronized) میشود.

جامع/یکپارچه

یک سیستم یکپارچه مدیریت و طرح ریزی پروژه را با توجه به همهٔ جنبه‌های حیات کمپانی ترکیب میکند. برای مثال خطا در یک پروژه میتواند پیامدهایی بر دیگر پروژه‌ها داشته باشد، لیست مشتریان یک پروژه تبدیل به یک مدل ‘مدیریت ارتباطات مشتری’ میشود و هر شخص در طرح پروژه لیست کارها، تقویم و پیام‌های خودش را دارد که به صورت تابعی به پروژه شان متصل است. مثلا ابزار‌های تخصصی ای مثل SourceForge نرم افزار‌های مدیریت پروژه را با یک نرم افزار سورس کنترل (CVS) و نرم افزار bug-tracking یکپارچه میکنند. به طوری که هر قسمت از اطلاعات در یک سیستم مشابهش یکپارچه سازی شود. در نرم افزار مدیریت پروژه، مدیر سیستم می تواند پروژه هایی را تعریف کند و کاربران مختلف را در یک تیم منسجم به کار گیرد. لفظ \"پروژه\" قابل تعمیم به هر فعالیتی است که در سازمان باید توسط کارمندان انجام و توسط مدیر کنترل شود. با استفاده از این سیستم تمام کارمندان در هر نقطه ای که باشند، از آخرین تغییرات، اصلاحات و نظرات یکدیگر بدون صرف زمان، مطلع می شوند. همچنین می توان چندین پروژه را همزمان و با تعدادی از کاربران مدیریت نمود.[۱]

با توجه به اینکه این سیستم [۲] برای سازمان یا کاربردی خاص طراحی نشده است، قابل تعمیم به تمام پروژه ها، سیستم ها، ادارات، و سازمان های مختلف می باشد.

بی شک می توان از آن در هر سازمانی که تعدادی کارمند دارد، استفاده نمود

ابزار‌های غیر تخصصی (Non-specialized Software)

از آنجایی که نرم افزار‌های تخصصی ممکن است متداول باشند و به وفور توسط هر فروشنده ترفیع و ترویج یابند، ولی رنج عظیمی از ابزار‌های نرم افزاری (و غیر نرم افزاری) برای طرح ریزی و زمان بندی پروژه‌ها به کار میروند.

• نرم افزار‌های سالنامه‌ای (Calendaring Software)
  

نرم افزار‌های سالنامه‌ای (Calendaring Software)میتوانند به آسانی مانند یک نرم افزار تخصصی کار زمان بندی را انجام دهند.

• صفحه گستر‌ها (Spreadsheets)
  

صفحه گستر‌ها (Spreadsheets) واقعا همه کاره‌اند و میتوانند برای برآورد چیز‌هایی به کار آیند که طراح نمیتواند آن‌ها را پیش بینی کند.

انتقاداتی از نرم افزار‌های مدیریت پروژه

موارد زیر ممکن است به طور کلی، و یا در محصولات خاص، و یا به برخی از توابع خاص در داخل محصولات صدق کنند:

• ممکن است برای تمام پروژه‌ها مناسب نباشند
• ممکن است با نوع راه کار مدیریت پروژه در تناقض باشند. به عنوان مثال، سنتی (به عنوان مثال Waterfall ) در مقابل چابک (به عنوان مثال Scrum ).
• بر روی فاز برنامه ریزی تمرکز می‌کند و قابلیت‌های کافی برای ردیابی پروژه، کنترل و به ویژه طرح تعدیل ارائه نمی‌دهد.
• تمایز آشکاری بین فاز برنامه ریزی و بعد از مرحله برنامه ریزی قائل نمیشود، و اگر نرم افزار رفتار که انتظار می‌رود را نداشته باشد باعث میشود کاربر سردرگم و نا امید شود.
• ویژگی‌های پیچیده‌ای را برای ارضای نیاز مدیریت پروژه و زمان بندی حرفه‌ای پروژه ارائه میدهد که میبایستی برای استفادهٔ موثر از نرم افزار یاد گرفته شوند. ویژگی‌های اصافی ممکن است آنقدر پیچیده باشند که هیچ کسی نتواند آنها را به کار گیرد.
• برخی افراد ممکن است با استفاده از روش ساده تر، (به عنوان مثال قلم و کاغذ) به نتایج بهتری دست یابند.
• مشابه پاورپوینت، نرم افزار مدیریت پروژه ممکن است باعث شود که مدیر از تماس با افراد مهم سر باز زند.
• انواع جدیدی از نرم افزار در حال به چالش کشیدن تعریف سنتی مدیریت پروژه هستند. اغلب، کاربران نرم افزار مدیریت پروژه در واقع یک پروژه گسسته را مدیریت نمی‌کنند. به عنوان مثال، مدیریت بازاریابی مستمر برای محصول در حال حاضر منتشر شده «پروژه» در مفهوم سنتی از این واژه نمی‌باشد و آن دربرگیرنده مدیریت منابع گسسته‌ای از کار بر روی چیزی با یک شروع / پایان گسسته نیست.
• وقتی چندین پروژهٔ بزرگ وجود دارد، نرم افزار‌های مدیریت پروژه میتوانند بسیار مهم باشند.با این وجود از آنجایی که یک نرم افزار مدیریتی سربار زمانی زیادی نسبت به زمان مفید دارد اجتمالا برای یک پروژهٔ کوچک به کار برده نشود.

نرم افزارها رایج در بازار

• پریماورا
• مایکروسافت پراجکت
• آرتمیس
• نرم افزار مدیریت پروژه فریک

پانویس

[[۳]]

مطالب مرتبط

• Comparison of project management software
• Comparison of development estimation software
• List of mind mapping software
• Software development effort estimation
• Project planning
• Project accounting
• Project Portfolio Management
• Construction collaboration technology
• Program Evaluation and Review Technique
• RiskAoA

• Eric Uyttewaal: Dynamic Scheduling With Microsoft(r) Project ۲۰۰۰: The Book By and For Professionals, ISBN ۰-۹۷۰۸۲۷۶-۰-۱
• George Suhanic: Computer-Aided Project Management, ISBN ۰-۱۹-۵۱۱۵۹۱-۰
• Richard E. Westney: Computerized Management of Multiple Small Projects, ISBN ۰-۸۲۴۷-۸۶۴۵-۹

در ویکی‌انبار پرونده‌هایی دربارهٔ نرم‌افزار مدیریت پروژه موجود است.

[[۴]]

پیوند به بیرون

• آموزش و تمرینهایی دررابطه با نرم افزارهایMicrosoft Projectو Primavera

• فریک