خودکارسازی اداری

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو

خودکارسازی اداری مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای دخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد.

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در اين حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.

برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:

1- درگاه سازمانی

2- کارتابل پرسنل

3- تقویم و برنامه ریزی روزانه

4- سیستم روابط عمومی

5- بایگانی و آرشيو اسناد

6- موتور جستجوی اسناد تحت وب

7- مديريت فرآيندهای کسب و کار

8- موتور گردش کار

9- طـراح گردش کار

10- مدیریت صورتجلسات

11- مدیریت دبيرخانه

12- ارجاع الکترونیکی

13- کتابخانه الکترونیک

14- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص

15- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته

16- تلفن گویا

17- اطلاع رسانی گویا

18- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

19- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه

20- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

21- مدیریت ارسال و دریافت فکس

22- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل

23- دفترچه یادداشت روزانه

24- گفتگو و تبادل پیغام

25- مدیریت زمان‌بندی گزارش ها

26- مدیریت و امنیت ۶ لایه

27- گزارش ساز پویا

28- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند

29- فرم ساز پویا

30- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

منابع[ویرایش]

اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری یا کاغذ بازی الکترونیکی