خودکارسازی اداری

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
پرش به: ناوبری، جستجو

خودکارسازی اداری که در زبان فارسی بیشتر به صورت اتوماسیون اداری از آن یاد می شود، مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده‌اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی این موسسات اغلب به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد.

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

بنابراین این ابزار می تواند در راستاي افزايش بهره‌وري سازمان، كاهش چشمگير هزينه‌هاي مربوط به مكاتبات و ارائه‌ي هرچه بهتر سرويس‌هاي الكترونيكي به كاركنان سازمان ‌استفاده شود.

اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.

برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:

1- درگاه سازمانی

2- کارتابل پرسنل

3- تقویم و برنامه ریزی روزانه

4- سیستم روابط عمومی

5- بایگانی و آرشیو اسناد

6- موتور جستجوی اسناد

7- مدیریت فرایندهای کسب و کار

8- موتور گردش کار

9- مدیریت صورتجلسات

10- مدیریت دبیرخانه

11- ارجاع الکترونیکی

12- کتابخانه الکترونیک

13- سیستم کنترل رفت‌وآمد اشخاص

14- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته

15- تلفن گویا

16- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

17- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه

18- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

19- مدیریت ارسال و دریافت فکس

20- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل

21- دفترچه یادداشت روزانه

22- گفتگو و تبادل پیغام

23- مدیریت زمان‌بندی گزارش ها

24- مدیریت و امنیت ۶ لایه

25- گزارش ساز پویا

26- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند

27- فرم ساز پویا

28- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

منابع[ویرایش]