مدیریت کتابخانه

از ویکی‌پدیا، دانشنامهٔ آزاد
(تغییرمسیر از خدمات تحویل مدرک)
پرش به: ناوبری، جستجو

مدیریت راهبردی در کتابخانه استفاده از مدیریت راهبردی برای اداره کتابخانه است.

زمینه[ویرایش]

در دنیای امروز سازمان‌ها با رقابت جدید، تغيير فناوری، تلفيق و فراهم آوري مشترک مواد، تغيير انتظارات مشتری و ناپايداري اقتصادي مواجه‌اند. تغييرات فني برتمام جنبه هاي كار، از سيستم هاي مالي تا منابع انساني و سيستم‌هاي دانش پايه تاثير گذارند. امروزه با روش های موثر مدیریت، توانایی و گستره روش های مدیریتی، تجزیه و انحلال مشاغل، رویکرد عمل گرایی در سازمان، گرایش به ارتباطات شفاهی و غیر رسمی در سازمان ها پیامد های طبیعی آتی مشاغل، گرایش سازمان ها به کنترل غیرمحسوس و بسیاری عوامل دیگر باعث اجتناب ناپذیری استفاده از مدیریت راهبردی شده است [۱] در محیط خارج هم سازمان‌ها با چالش استفاده كنندگان مواجه‌اند كه مي‌خواهند هر چيزي را سفارشي كنند و همه چيز را درحداقل زمان مي‌خواهند و همچنین برآورده كردن درخواست‌هايی که دائم درحال تغيير هستند هم موجب وخيم‌تر شدن چالش‌هاي برنامه ريزي و سازماندهي كار براي حداكثر كارآيي و سودمندي شده است. كتابخانه‌ها هم از چنين فشارهايي درامان نيستند ولازم است مديران كتابخانه چگونگي تأثيرگذاري اين نيروها را بر سازمان‌هاي خويش دريابند [۲].

کتابخانه و مدیریت راهبردی[ویرایش]

مدیریت کتابخانه به همان مهارت های بنیادینی نیاز دارد که مدیریت هر نوع سازمان دیگری [۳]. اما در این حال ابعاد ویژه کتابخانه همچون غیر انتفاعی بودن، نوع خدمات و گرایش آموزشی و پرورشی کتابخانه، وابستگی به سازمان بزرگتر یا مادر و ارتباط آن با سایر سازمان ها و ساختارهای اجتماعی دیگر اموری است که نوع توجه به مدیریت این نوع از سازمان و برنامه راهبردی متناسب با کارکردهای آن را متمایز می کند [۳] افزایش نا اطمینانی[۴] و در هم تنیدگی امور در دنیای امروزی باعث شده سازمان‌های غیر انتفاعی و عمومی نظیر کتابخانه‌ها به فکر تدابیری راهبردی برای اداره امور و ماندن در شرایط رقابتی کنونی شوند. برای هماهنگی با این شرایط برایسون پاسخی چهار لایه را تبیین می کند [۵]

  1. به طرزی بی سابقه سازمان باید راهبردی بیندیشد، عمل کند، و بیاموزد.
  2. برای سازگاری با شرایط متغیر باید سازمان بینش های موجود را به راهبردهایی موثر ترجمه کند
  3. ایجاد پایه های فکری لازم برای اتخاذ و اجرای اقدامات اساسی راهبردی
  4. تشکیل ائتلافاتی که اندازه و توانایی لازم برای اتخاذ راهبردهای دلخواه را داشته و بتواند ضمانت اجرایی لازم را تامین نماید.

راهبرد، برنامه ریزی راهبردی و مدیریت راهبردی در سازمان های مختلف و از جمله کتابخانه ها بکار گرفته شده است. راهبرد را می توان طرحی از مقاصد، سیاست ها، برنامه‌ها، اقدامات و تصمیماتی دانست که بیان می کند یک سازمان چیست، چه وظایفی دارد، در چه شرایطی قرار گرفته است، چه کار می کند و به چه سمتی حرکت می کند [۶]. برنامه ریزی راهبردی نشان می دهد که سازمان چگونه باید رشد کند، چگونه مشتریان را راضی کنند، بر فشار رقبا غلبه پیدا کنند، به شرایط متغیر بازار جواب دهند، سازمان را اداره و توانمندی های سازمانی مورد نیاز را به گونه ای به وجود آورند که با مقاصد و موقعیت سازمان هم خوانی داشته باشد [۶]. برنامه ريزي براي مديران كتابخانه ها و خدمات اطلاعاتي به يك مشغله ذهني مهم تبديل شده است. شرايط اقتصادي فعلي، بيشتر كتابخانه هاي بخش عمومي را تحت فشار قرار داده است و خيلي از واحدهاي اطلاعاتي در تجارت و صنعت براي توجيه وجود خود تلاش مي كنند. تعداد كمي از كتابدارها در حوزه هاي برنامه ريزي آموزش رسمي ديده اند يا پيش از اينكه به چنين كارهايي اقدام كنند فرصتي براي توسعه مهارتها در مديريت استراتژيك نداشته اند.

کلیات برنامه رهبردی برای یک کتابخانه[ویرایش]

یک برنامه راهبردی مناسب برای کتابخانه شامل موارد زیر است [۶]:

  • یک عبارت ماموریت موجز و قابل فهم
  • تمرکز روشن بر اینکه به مشتریان خاص چگونه خدمت شود
  • چشم اندازی از آینده
  • عبارت روشنی از طرح های راهبردی که کتابخانه اجرا خواهد کرد
  • مقاصد خواصی که طرح هایی راهبردی را پشتیبانی خواهند کرد
  • ارزش ها و فرهنگ سازمانی که پیاده کردن راهبرد برگزیده ر پشتیبانی خواهند کرد
  • انتخاب معیارهای خاصی برای سنجش عملکرد که تصمیم گیرندگان را از میزان پیشرفت حاصله برای دستیابی به چشم انداز مطلع خواهند کرد.

مفاهیم اصلی برنامه ریزی برای یک کتابخانه در زیر نشان داده شده است.

ماموریت: علت وجودی ما چیست
ارزش ها: باورهای اساسی شکل دهنده کتابخانه
چشم انداز: تصویر کلامی آینده کتابخانه
توجه راهبردی: وجه تمایز کتابخانه از سایر رقبا
عوامل حیاتی موفقیت: شناسایی آنچه که برای کارکرد کتابخانه مهم است و ضرورت دارد

لزوم داشتن برنامه ریزی راهبردی در کتابخانه ها[ویرایش]

گذشته از منافعی که برنامه ریزی راهبردی برای کتابخانه به همراه خواهد داشت، شرایطی در محیط بیرونی و درونی کتابخانه ها در جریان است که لزوم داشتن چنین برنامه ای را تقویت می کند [۶]. برخی از مهمترین دلایل داشتن برنامه راهبردی در ذیل آمده است:

رقابت[ویرایش]

كتابخانه ها از منابع متعددي بامسئله رقابت مواجه هستند كه آشكارترين آن اينترنت و شبكه جهاني وب است .امروز دانشجويان، استفاده كنندگان وكاركنان شركت ها تمايل دارند كه خود در اينترنت به جستجوي اطلاعات بپردازند تا از يك كتابدار بخواهند. رقابت، كتابداران را به سمت بازاريابي [۷]سوق مي‌دهد، كساني كه مي‌بايست بياموزند كه چگونه تبليغ كنند و براي خدماتشان بازاريابي كنند. كتابخانه‌ها ديگر نمي‌توانند عقب بنشينند و به سادگي تصور كنند كه همه مي‌دانند چه كتابخانه‌اي مي‌تواند به جامعه كمك كند. بجاي آن، لازم است كه كتابداران طرح‌هايي بريزند كه بيان كنند چرا هنوز وجود كتابخانه‌ها لازم و ضروري است نقش حياتي آن‌ها در دنياي مملو از اطلاعات امروز چیست. [۲]

تغییر فناوری[ویرایش]

يكي از راه‌هاي حفظ حيات در كتابخانه‌هاي امروز تغيير فناوری است. تغییر مفهومی اساسی در سازمان ها است و حتی به صورت هایی غیر قابل پیش بینی هم در ستون فقرات سازمان تاثیرگذار است و حتی گاه طبیعتی مخرب و مخاطره آمیز هم دارد[۵]. با این حال كتابداران مي‌بايست ريسك پذيري بالايي داشته و برای بالا بردن توان تقابل با تغییرات شگرف اجتماعی و فناورانانه سعی کنند فناوری های جديد را بكار گيرند[۲]. اگر چنانچه كتابخانه‌اي بخواهد براي مراجعه كننده‌اش زنده باشد، مي‌بايست در جستجوي راه‌هايي باشد كه بتواند روز آمدسازي كند. تغييرات در فناوری نيز بر ساختارهاي سازماني داخلي اثر گذار است. تكنولوژي بر نحوة تصميم گيري نيز مؤثر است.

ادغام[ویرایش]

ممکن است برخی كتابخانه‌ها ادغام را به عنوان امري اساسي در محيط كتابخانه تلقي نكنند، اما در بسیاری از دانشگاه ها و سازمان های بزرگ كتابخانه‌هاي اقماری و دانشکده ای در حال ادغام شدن هستند. در برخی دانشگاه ها، كتابخانه‌هاي دانشگاهي شعبه‌هاي اقماری خود را تعطيل كرده و به عوض مجموعه‌هاي فيزيكي، در حال احداث كتابخانه‌هاي مجازي براي خدمت به جوامع پراكنده هستند [۲]. در شرایط اقتصادی کنونی ممکن است ادغام باعث صرفه جویی در منابع و همچنین تمرکز در مدیریت و افزایش راندمان و نظارت بر سازمان کتابخانه شود.

تغییرات مداوم در انتظارات مشتريان[ویرایش]

كتابخانه‌ها خوب مي‌دانند كه انتظارات مشتريان آنها تغيير كرده است. اين مشتريان خواستار دسترسي به محيط گسترده‌اي از منابع اطلاعاتي و نيز خدماتي در زمان مناسب حالشان هستند. كتابخانه‌هايي كه مشتري مدار نيستند مورد حمايت واقع نمي‌شوند و در آينده خواهند فهميد كه در تأمين منابع مالي دچار مشكل مي‌شوند [۲]

بي ثباتي اقتصادي[ویرایش]

تمام كتابخانه‌ها با مشكلات بودجه و كاهش نيروي انساني كاملاً آگاه هستند. در شرايط اقتصادي نامساعد، ممكن است كتابخانه‌ها دورتر از هستة مأموريتي سازمان به نظر آيند يا در فعاليت‌هاي يك دانشكده بيشتر در حاشيه قرار گيرند و براي يك شهر، كشور و يا استاندار كه مي‌بايست براي تعيين اولويتها و برنامه‌هاي اجتماعي هزينه كند، كم اهميت‌تر شوند [۲].

تغيير نسل در نيروي كار[ویرایش]

شايد جالب توجه‌ترين رويه تغييرات دموگرافيك در محیط های سازمانی است كه در آن جمعيت روز به روز متنوع‌تر مي‌شود. لازم است كتابخانه‌ها بياموزند كه بايد به تعامل با كارمندانی از گونه‌هاي مختلف قومي و نژادي بپردازند. معمولاً چهار نسل از كارمندان در بسياري از مؤسسات مشغول كارند. مدیران کتابخانه ها ديگر نبايد تصور كنند كه تمام كاركنان در محيط كاري به شيوه‌اي همسان رفتار كرده و از خود عكس‌العمل نشان دهند[۲].

اقتصاد جهاني[ویرایش]

عليرغم اينکه نگرش بسياري از كتابخانه‌ها از خود به منزله يك مؤسسة محلي مي‌باشند، ولي با اين وجود كتابخانه‌ها هم به اقتصاد جهاني متصل هستند و هم از آن تأثير مي‌پذيرند و در نتيجه زیر نظر داشتن تغییرات در اقتصاد جهانی و توجه به فاکتورهای تعیین کننده در آن بخصوص در ارتباط با خدمات و مواد کتابخانه‌ای بسیار مهم است. توجه به این امر به توسعة خدمات كتابخانه‌ها جهت پاسخ نيازهاي كاربران در دنياي7/24 كمك ميكند[۲]

مهمترین مکاتب فکری در فرایند مدیریت راهبردی در کتابخانه[ویرایش]

مکاتب فکری متعدد باعث اتخاذ برنامه راهبردی مشخصی خواهد شد. مهمترین مکاتب فکری در فرایند مدیریت راهبردی عبارتند از [۶]:

  • مکتب طراحی: شکل گیری راهبرد به عنوان فرایندی مفهومی
  • مکتب برنامه ریزی: شکل گیری راهبرد به مثابه یک فرایند رسمی
  • مکتب حالت گیری: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تحلیلی
  • مکتب کارافرینی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تصوری
  • مکتب شناختی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند ذهنی
  • مکتب یادگیری: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند نوظهور
  • مکتب قدرت: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند چانه زنی
  • مکتب فرهنگی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند جمعی
  • مکتب محیطی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند انعکاسی
  • مکتب پیکربندی: شکل گیری راهبرد به عنوان یک فرایند تبدیل

انواع راهبردها در مدیریت راهبردی کتابخانه[ویرایش]

سه نوع راهبرد اصلی عبارتند از[۶]:

برتری عملیاتی، برتری عملیاتی بر فراهم کردن خدمات و محصولات کیفی برای مشتریان به گونه ای که ارائه آنها با کمترین زحمت و حداقل مشکل همراه باشد تاکید دارد.

خدمات ابتکاری خدمات ابتکاری بر اساس نوآوری در سازمان شکل می گیرد.

توجه به مشتریان توجه به مشتری به منای هدف گیری بازار و ارائه خدمات همراستا با نیازهای جاری مشتریان است.

پانویس[ویرایش]

  1. Mintzberg, Manafing
  2. ۲٫۰ ۲٫۱ ۲٫۲ ۲٫۳ ۲٫۴ ۲٫۵ ۲٫۶ ۲٫۷ گیسک، اصول عملی مدیریت کتابخانه
  3. ۳٫۰ ۳٫۱ اوانز، فنون مدیریت برای کتابداران
  4. Uncertainty
  5. ۵٫۰ ۵٫۱ Brison, strategic planning
  6. ۶٫۰ ۶٫۱ ۶٫۲ ۶٫۳ ۶٫۴ ۶٫۵ متیوز، برنامه ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها
  7. marketing

منابع[ویرایش]

  • Mintzberg, Henry (2009) Managing. San Francisco, California: Berrett-Koehler Publishers, Inc
  • گیسک،جوآن؛ مک نیل، بث (1388) اصول عملی مدیریت کتابخانه. ترجمه: نصرت ریاحی نیا، حمید رضا جمالی مهموئی. تهران: کتابدار.
  • اوانز، ادوارد جی (1387) فنون مدیریت برای کتابداران. ترجمه فرشته ناصری. مشهد: بنیاد پژوهش های اسلامی.
  • Brison, John M (2004) Strategic planning for public and non-profit organizations: a guide to strengthening and sustaining organizational achievement. 3rd edition. NY: Wiley, John & Sons, Incorporated
  • متیوز، جوزف آر (1387) برنامه ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها. ترجمه عبدالحسین فرج پهلو. اهواز: انتشارات دانشگاه شهید چمران.